Anexo B — Recomendaciones operativas

Aplicable a: todos los roles, particularmente usuarios con volumen alto de gastos diarios.

Objetivo del anexo: acelerar la operativa de los usuarios que pasan mucho tiempo en Anotados, con recomendaciones de uso obtenidas de los clientes piloto.

B.1. Trucos de captura

Capturar varios tickets seguidos en móvil

Tras guardar un gasto, vuelva inmediatamente a Gastos → Nuevo gasto y elija de nuevo la cámara. La aplicación recuerda la sesión y el procesamiento OCR del nuevo gasto comienza sin ningún paso adicional. Es la vía recomendada para vaciar una cartera de tickets de un viaje al volver a la oficina.

Agrupar gastos por viaje

Cree un informe en estado borrador antes de empezar el viaje, con un nombre descriptivo ("Viaje cliente Bilbao 14-16 mayo 2026"). Conforme capture cada gasto, en el campo Informe seleccione directamente este informe en lugar de "Sin asignar". Al terminar el viaje, el informe está completo y listo para enviar.

Duplicar gastos recurrentes

Para gastos que se repiten (suscripción de software mensual, parking del mismo aparcamiento), use el botón Duplicar del detalle del gasto. El sistema crea una copia con la fecha actualizada y deja el campo justificante en blanco para que adjunte el nuevo recibo.

Modo sin conexión

La aplicación móvil permite capturar tickets sin conexión. Las imágenes se almacenan localmente y se sincronizan automáticamente al recuperar internet. Útil en zonas con cobertura intermitente (carreteras secundarias, garajes subterráneos). Recibirá una notificación cuando los gastos pendientes se hayan sincronizado en el servidor.

B.2. Trucos de organización

Filtrar gastos por categoría

En la lista de gastos, use la barra de filtros para seleccionar una o varias categorías. Combina con filtros de fecha para análisis específicos. El filtro se mantiene mientras navega por la pantalla.

Exportar solo lo que necesita

En la pantalla Exportar, puede seleccionar uno o varios informes (no necesariamente todos). El sistema genera la exportación solo con los seleccionados. Útil cuando la gestoría pide reportes parciales.

Compartir un informe sin que el destinatario tenga cuenta

Genere el PDF del informe (sección 13.2) y envíelo por email. No requiere que el destinatario tenga cuenta de Anotados.

Buscar un gasto específico

Use el buscador integrado en la lista de gastos para localizar por proveedor, importe, fecha o nota.

B.3. Sugerencias para administradores

Onboarding eficiente

1. Comunique al equipo con 24 horas de antelación: explique que llegará un correo de Anotados y que deben activar la cuenta y descargar la PWA.
2. Importe el listado en un único lote (hasta 100 usuarios).
3. Configure categorías y políticas antes del onboarding masivo. Cambiar políticas después es más doloroso (los usuarios ya tienen rutinas).
4. Establezca expectativa de frecuencia de captura: ¿en el momento? ¿al final del día? ¿al final de la semana?

Revisión rápida de informes

Para aprobar muchos informes rápidamente:

1. Aplique el filtro estado: pendiente en la pantalla Aprobaciones.
2. Recorra los informes claramente correctos y apruebe en bloque.
3. Para los dudosos, abra el detalle, revise y decida (aprobar, rechazar el informe completo o rechazar gastos individuales).
4. Comunique al equipo el plazo de aprobación que se compromete (24 h, 48 h). La expectativa clara reduce ansiedad y consultas.

Configuración inicial robusta

Antes de invitar usuarios, configure:

• CIF de la empresa en Configuración → Empresa (crítico para deducibilidad).
• Logo (mejora el aspecto de los PDFs exportados).
• Tarifas (dietas y kilometraje) según política interna.
• Aprobador por defecto para usuarios nuevos.
• Categorías de gasto efectivas para la empresa.

Estas configuraciones son más costosas de cambiar después.

Designar suplente de aprobación

Si su aprobador habitual va a estar fuera (vacaciones, formación, baja), reasigne temporalmente al equipo a otro aprobador desde Usuarios → editar usuario → Aprobador. Al regreso, restaure la asignación original. Esto evita acumulación de informes pendientes.