Recuperación de IVA

Aplicable a: administradores, propietarios y empleados con tickets simplificados.

Plan requerido: funcionalidad incluida en el plan Business. No disponible en el plan Starter.

Objetivo del capítulo: explicar el funcionamiento del Recuperador de IVA, una herramienta diferenciadora de Anotados que identifica gastos con IVA soportado no deducible por falta de factura completa y ofrece un flujo guiado para solicitar al proveedor la factura que sustituya al ticket.

Pantalla Recuperador de IVA. La cabecera roja muestra el importe de IVA que la empresa está perdiendo en el periodo actual. El resto de la pantalla detalla los gastos pendientes de factura completa y permite iniciar la solicitud al proveedor.

14.1. El problema que resuelve

Conforme al artículo 97 de la Ley 37/1992 del IVA (capítulo 9 del manual), el IVA soportado solo es deducible si el justificante incluye los datos del receptor (CIF y razón social). Un ticket de restaurante sin CIF del receptor, aunque la comida sea con cliente y la operación esté afecta a la actividad, no genera derecho a deducir IVA.

En el día a día de muchas empresas, una parte significativa de los gastos se documenta con tickets simplificados:

• Restaurantes para comida con cliente.
• Taxis individuales.
• Suministros menores en gasolineras.
• Aparcamientos públicos.

Sin acción, ese IVA se pierde. Para una empresa con 40 empleados y gasto medio de 200 €/mes en hostelería, hablamos de unos 800 €/mes de IVA recuperable que se evapora simplemente porque nadie solicita la factura.

El Recuperador automatiza el proceso de recuperación.

14.2. Detección automática

Cada vez que un usuario captura un gasto, el sistema lo clasifica conforme al algoritmo descrito en la sección 9.3:

1. Si es factura completa con CIF del receptor → IVA deducible. Sin acción.
2. Si es factura simplificada con CIF del receptor → IVA deducible. Sin acción.
3. Si es ticket sin CIF del receptor pero la base imponible es > 25 € (umbral configurable) → el gasto se añade al Recuperador.

Los gastos del Recuperador aparecen en el dashboard del propietario y administradores con la alerta:

Tu empresa está perdiendo N € cada mes en IVA que podrías estar deduciendo · X gastos sin CIF de tu empresa.

14.3. Funcionamiento del Recuperador

14.3.1. Vista general

La pantalla principal (/recuperar-iva) presenta:

• Cabecera roja: importe total perdido en el periodo y número de gastos pendientes.
• IVA total soportado: suma de la cuota IVA de todos los gastos del periodo (deducibles y no deducibles).
• IVA actualmente recuperado: suma de la cuota deducible.
• IVA pendiente de recuperar: importe perdido si no se actúa.
• Listado de gastos ordenados por importe descendente (los de mayor impacto primero).
• Ranking de empleados con más gastos sin factura completa (útil para identificar quién necesita formación o un recordatorio).
• Evolución mensual del IVA perdido vs recuperado en gráfico de líneas.

14.3.2. Acciones por gasto

Cada gasto del Recuperador ofrece tres acciones:

14.4. Procedimiento de solicitud al proveedor

1. Acceda a la pantalla Recuperador de IVA.
2. Identifique los gastos a recuperar. Priorice los de mayor importe.
3. Pulse Solicitar factura completa en la fila del gasto.
4. El sistema genera un correo prerellenado con:
   • Destinatario: dirección de contacto del proveedor (extraída del ticket si está presente, o el genérico info@proveedor.com con su dominio).
   • Asunto: "Solicitud de factura completa — Ticket del DD/MM/YYYY".
   • Cuerpo: petición formal incluyendo todos los datos:
     • Razón social y CIF del receptor (la empresa del tenant).
     • Domicilio fiscal del receptor.
     • Fecha y número del ticket.
     • Importe total.
     • Detalle de los conceptos.
     • Apelación al RD 1619/2012 que obliga a emisión a petición del cliente.
5. Revise el correo, modifique si es necesario y envíelo desde su gestor de correo habitual.
6. El sistema marca el gasto como pendiente de factura y registra la fecha de envío de la solicitud.

14.4.1. Plazos del proveedor

El artículo 11 del RD 1619/2012 establece que la factura debe expedirse:

• Antes del día 16 del mes siguiente al de devengo de la operación, si el receptor es empresa o profesional.

Si el proveedor no responde tras 15 días, el sistema sugiere reenviar la solicitud o marcar el gasto como no recuperable.

14.5. Sustitución del documento

Cuando el proveedor envía la factura completa:

1. Acceda al detalle del gasto en el Recuperador.
2. Pulse Sustituir documento.
3. Suba el nuevo justificante (PDF o imagen).
4. El sistema reprocesa el OCR y verifica que la nueva factura corresponde al ticket original (mismo proveedor, fecha y importe aproximado).
5. Si la verificación es correcta, el gasto cambia automáticamente a factura completa con CIF receptor, y el IVA pasa a ser deducible.
6. La trazabilidad se preserva: el ticket original queda archivado como documento secundario; la factura completa es la principal.

14.6. KPIs y reportes

El Recuperador ofrece tres KPIs principales en la cabecera:

• % de IVA recuperado: cuota deducible / cuota total soportada × 100. Una empresa bien gestionada alcanza el 85-95%.
• Importe perdido en el periodo: directamente comparable mes a mes.
• Ranking de empleados con más tickets sin factura: el responsable puede priorizar formación o recordatorios.

Los KPIs se actualizan en tiempo real conforme se capturan nuevos gastos o se sustituyen documentos.

14.7. Configuración del umbral

El umbral por debajo del cual los gastos no entran al Recuperador es 25 € por defecto. Configurable por el propietario en Configuración → Recuperador → Umbral mínimo.

Recomendación:

• 25 €: equilibrio entre exhaustividad y operatividad. Captura tickets de comida con cliente, taxis largos, repostajes menores.
• 15 €: para empresas con alta volumetría de tickets pequeños donde cada euro cuenta.
• 50 €: para empresas que prefieren centrarse en gastos significativos y evitar el ruido operativo.

14.8. Versión móvil

Vista del Recuperador en dispositivo móvil. Los KPIs principales aparecen en la cabecera con el mismo código de color (rojo para perdido, verde para recuperado).

La funcionalidad está plenamente disponible en móvil. Útil para revisar el estado del Recuperador desde fuera de la oficina y para iniciar solicitudes desde el correo del propio dispositivo.

14.9. Buenas prácticas

• Revisar el Recuperador semanalmente. Cuanto antes se solicite la factura al proveedor, mayor probabilidad de éxito. Esperar a fin de mes reduce el ratio de respuesta.
• Solicitar al pagar, no a posteriori. La medida más eficaz es pedir factura completa al momento del pago. Comunicar al equipo y entrenar la solicitud reduce drásticamente la carga del Recuperador.
• Tarjetas con CIF impreso. Distribuir entre los empleados tarjetas físicas con la razón social y CIF de la empresa facilita al establecimiento la emisión de factura inmediata.
• Establecer objetivo de % recuperado. Un KPI corporativo "alcanzar el 90% de IVA recuperado" alinea a todo el equipo. Visible en el dashboard mensual del propietario.