Dietas
Gastos de manutención exentos de IRPF. Importes y procedimiento.
Aplicable a: todos los roles que registren dietas (empleado, aprobador, administrador, propietario).
Objetivo del capítulo: describir el tratamiento fiscal de las dietas en Anotados, los importes diarios exentos de IRPF aplicables según el destino y la duración del desplazamiento, y el procedimiento operativo para registrar una dieta en la plataforma.
Pantalla Dietas. La cabecera muestra el resumen del periodo: total de dietas registradas, importe acumulado y desglose entre dietas con pernocta e internacionales. El botón Nueva dieta abre el formulario de alta. Las tarifas vigentes aplicables aparecen permanentemente visibles en la zona inferior.
6.1. Marco normativo
El artículo 9 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007, en su redacción consolidada) declara exentas de tributación las cantidades destinadas a cubrir gastos de manutención y estancia del trabajador cuando este se desplaza fuera del centro de trabajo habitual, siempre que se respeten los importes diarios máximos establecidos en dicha norma.
Anotados registra las dietas conforme a este régimen y permite al departamento de nóminas o al asesor fiscal extraer la información del importe exento y, en su caso, del exceso sujeto a tributación.
Nota. Anotados no presenta declaración de IRPF. La plataforma estructura la información para que la persona o entidad responsable de la nómina del trabajador la incorpore al modelo correspondiente.
6.2. Importes diarios exentos
Los importes vigentes aplicables al ejercicio actual se cargan automáticamente desde src/lib/fiscal/per-diem-amounts.ts, fuente única en la plataforma. Si la Agencia Tributaria publica una actualización en el Boletín Oficial del Estado, Anotados despliega los nuevos importes en el plazo de 48 horas hábiles desde la entrada en vigor.
6.2.1. Desplazamientos con pernocta
Cuando el desplazamiento requiere pernoctar fuera del domicilio habitual del trabajador, los importes exentos son:
| Destino | Manutención (€/día) | Estancia (justificada) |
|---|---|---|
| Territorio nacional | 53,34 | Importe real con justificante |
| Extranjero | 91,35 | Importe real con justificante |
El importe de estancia (alojamiento) es independiente del de manutención y se justifica con la factura del establecimiento hotelero. La estancia se registra como un gasto convencional (categoría Hotel / Alojamiento), no como una dieta.
6.2.2. Desplazamientos sin pernocta
Cuando el desplazamiento se inicia y termina en el mismo día natural, los importes exentos por manutención son:
| Destino | Importe exento (€/día) |
|---|---|
| Territorio nacional | 26,67 |
| Extranjero | 48,08 |
Atención. La doctrina de la Dirección General de Tributos (consulta vinculante V0735-21 entre otras) requiere que el desplazamiento exceda la jornada laboral habitual del trabajador. Una comida con cliente en horario de trabajo en la misma localidad del centro habitual no genera derecho a dieta exenta; debe registrarse como gasto de representación con tratamiento fiscal distinto (ver capítulo 9).
6.3. Procedimiento de alta de una dieta
- Acceda al menú lateral Dietas.
- Pulse Nueva dieta. El sistema abre el formulario de alta.
- Indique la fecha de inicio del desplazamiento y, si procede, la fecha de regreso. Una dieta de un único día requiere ambas fechas iguales.
- Seleccione el destino: Territorio nacional o Extranjero. El sistema calcula automáticamente el importe diario exento conforme a la tabla 6.2.
- Indique si el desplazamiento incluye pernoctación. Marque Sí únicamente cuando el trabajador haya pernoctado efectivamente fuera del domicilio habitual.
- Introduzca una descripción del motivo del desplazamiento. Recomendado: cliente visitado, evento, reunión o gestión a realizar. Este texto se incorpora al historial del informe y al detalle exportable.
- Si dispone de justificante de la dieta (correo de aceptación del cliente, agenda de reunión, justificante de inscripción al evento), adjúntelo en el campo correspondiente. No es exigible para deducción IRPF, pero refuerza la trazabilidad ante una eventual revisión.
- Pulse Guardar dieta. El sistema crea el registro y lo asocia al usuario actual.
6.4. Cálculo del importe
El importe total de la dieta se calcula multiplicando los días naturales del desplazamiento por el importe diario exento correspondiente:
importe_total = días_naturales × importe_diario_exentoEjemplos:
- Desplazamiento a Madrid (territorio nacional), salida lunes y regreso martes con pernoctación del lunes → 2 días × 53,34 € = 106,68 €.
- Reunión en Bruselas (extranjero), un único día con regreso el mismo día y sin pernoctación → 1 día × 48,08 € = 48,08 €.
- Viaje a París (extranjero), salida miércoles, regreso viernes con pernoctación de miércoles y jueves → 3 días × 91,35 € = 274,05 €.
6.5. Inclusión en informes de gastos
Las dietas se incluyen en los informes de gastos como cualquier otro registro. En la pantalla de detalle del informe, las dietas aparecen agrupadas en un bloque diferenciado de los gastos convencionales, ya que su tratamiento fiscal es distinto:
- Los gastos convencionales (restaurantes, taxis, materiales) generan IVA soportado deducible (sujeto a las reglas del capítulo 9).
- Las dietas son abonadas al trabajador sin generar IVA, y están exentas de IRPF hasta los límites de la sección 6.2.
El importe total del informe suma ambos bloques. La exportación al sistema contable mantiene la separación conceptual mediante categorías diferenciadas (ver capítulo 13).
6.6. Exceso sobre el importe exento
Si la empresa decide abonar al trabajador una cantidad superior al importe diario exento, el exceso queda sujeto a IRPF y debe declararse en nómina. Anotados no impone el límite: el administrador puede configurar tarifas de empresa superiores en Configuración → Tarifas (ver capítulo 12). En ese caso:
- El importe registrado en Anotados es el efectivamente abonado por la empresa.
- El sistema marca expresamente cuál es la parte exenta (hasta el importe del artículo 9 del Reglamento del IRPF) y cuál es el exceso sujeto a tributación.
- El responsable de nómina recibe la información estructurada para aplicar la retención correspondiente al exceso.
6.7. Registro mediante la versión móvil
Vista de la pantalla Dietas en dispositivo móvil. La estructura es equivalente a la de escritorio. El botón flotante inferior derecho ofrece acceso rápido al alta desde cualquier punto del flujo.
El procedimiento de alta desde móvil es idéntico al de escritorio. La diferencia operativa es la disponibilidad del registro en el momento del desplazamiento, no a posteriori, lo que reduce la pérdida de información y el riesgo de olvidos.
6.8. Buenas prácticas
- Registro inmediato. La dieta se registra en el momento del desplazamiento, no a fin de mes. Reduce errores de fecha y olvidos.
- Descripción completa. Una descripción concisa pero específica del motivo del desplazamiento facilita la aprobación posterior por el responsable.
- Coherencia con otros gastos. Si el trabajador registra un gasto de combustible o un peaje del mismo día, debe registrar también la dieta correspondiente. La ausencia llama la atención del aprobador.
- Pernoctación efectiva. Marque pernocta = sí únicamente cuando el trabajador haya dormido fuera del domicilio habitual. Marcarlo en otro caso es un comportamiento sancionable ante una revisión fiscal.