Revisión y edición de gastos
Edita y completa la información de un gasto antes de enviarlo a aprobación.
Aplicable a: todos los roles que registren gastos.
Objetivo del capítulo: describir los campos del formulario de gasto, distinguir los que se rellenan automáticamente de los que requieren intervención del usuario, presentar las validaciones que ejecuta el sistema en tiempo real y especificar las condiciones de editabilidad posterior.
3.1. Visión general
Tras la captura descrita en el capítulo 2, Anotados muestra un formulario con los datos extraídos por OCR y los campos vacíos pendientes de completar. Este formulario es el mismo que se utiliza para editar el gasto con posterioridad, mientras el gasto siga siendo modificable según las reglas de la sección 3.2.
El formulario integra varias verificaciones automáticas (duplicados, políticas de gasto, validación fiscal de fecha, coincidencia del CIF receptor) que se ejecutan a medida que el usuario rellena los campos, sin necesidad de pulsar Guardar.
3.2. Condiciones de editabilidad
El gasto admite modificaciones únicamente cuando se cumplen las siguientes condiciones:
| Estado del gasto | Autor | Administrador o propietario |
|---|---|---|
Pendiente (pending) — gasto recién creado, no incluido en informe enviado | Edita y elimina | Edita y elimina |
Enviado (submitted) — incluido en un informe en revisión | No edita ni elimina | No edita ni elimina |
Aprobado (approved) — informe aprobado por el responsable | No edita ni elimina | No edita ni elimina |
Rechazado (rejected) — gasto rechazado individualmente por el aprobador | Elimina; no edita | Edita y elimina |
¡Atención! La inmutabilidad del gasto aprobado responde a obligaciones de trazabilidad contable conforme al artículo 30 del Código de Comercio. Las correcciones sobre gastos aprobados deben realizarse mediante el procedimiento de auditoría descrito en el capítulo 11, no mediante edición directa.
3.3. Estructura del formulario
El formulario se organiza en siete bloques temáticos. Los campos identificados con OCR aparecen rellenados; el usuario debe verificarlos y, en su caso, corregirlos.
3.3.1. Datos del proveedor
| Campo | Procedencia | Observaciones |
|---|---|---|
| Proveedor | Razón social oficial obtenida de einforma si el CIF está disponible. En su defecto, nombre comercial extraído por OCR del justificante. | Si einforma devuelve la razón social, el sistema sustituye el nombre comercial por la denominación oficial y conserva el comercial como anotación informativa bajo el campo. |
| CIF del emisor | OCR | Editable. Cuando el CIF tiene un formato válido (8-10 caracteres alfanuméricos), el sistema realiza una consulta a einforma con un retardo de 700 ms tras la última pulsación. Si la consulta devuelve datos, completa o corrige automáticamente la razón social. |
| Número de factura | OCR | Opcional. Aplicable a facturas; en tickets sin numeración secuencial puede dejarse vacío. |
3.3.2. Fecha de devengo
- Origen: OCR a partir de la fecha impresa en el justificante.
- Formato interno: ISO 8601 (
AAAA-MM-DD). Visualizado al usuario en formato local. - Validación fiscal: el sistema rechaza fechas que se encuentren fuera del rango admitido para deducibilidad de IVA (más de cuatro años en el pasado conforme al art. 99.5 LIVA, o más de noventa días en el futuro). Si el OCR detecta una fecha fuera de rango, el sistema avisa expresamente al usuario y no aplica el valor por defecto silenciosamente.
- Edición manual: disponible mediante selector de fecha.
3.3.3. Importes e IVA
| Campo | Valores admitidos | Observaciones |
|---|---|---|
| Importe total | Número positivo en la divisa del gasto. | Debe coincidir con la suma de base imponible y cuota de IVA. El sistema verifica la coherencia y muestra una alerta si no cuadra. |
| Base imponible | Número positivo, menor o igual al total. | |
| Cuota de IVA | Número positivo. | Diferencia entre total y base imponible. |
| Tipo de IVA | 0 %, 4 %, 10 %, 21 %. | Inferido a partir de base y cuota. |
| Divisa | Código ISO 4217 (EUR por defecto). | El campo se conserva tal como lo detecta el OCR. La conversión a euros para informes contables, cuando aplique, es responsabilidad del usuario o del departamento de contabilidad: Anotados no aplica tipos de cambio automáticos en la versión actual. |
| Multi-IVA | Una o más líneas con tipo, base y cuota independientes. | Aplicable a justificantes con varios tipos impositivos (restaurantes con bebida alcohólica, supermercados mixtos, gasolineras). El detalle se describe en el capítulo 8, Tickets con varios tipos de IVA. |
Nota. Cuando el justificante contiene varias líneas de IVA, los campos resumen (base imponible, cuota, tipo) se calculan automáticamente como suma de las líneas y no son editables directamente. La modificación se realiza línea a línea.
3.3.4. Tipo de documento
El sistema clasifica automáticamente el justificante en una de cuatro categorías. La clasificación es relevante para los efectos de deducibilidad de IVA y se detalla en el capítulo 9.
| Tipo | Identificación |
|---|---|
| Factura completa | Contiene datos del emisor (nombre, CIF, dirección), datos del receptor (nombre, CIF, dirección), número de factura secuencial y desglose explícito de IVA. |
| Factura simplificada | Contiene datos del emisor pero el receptor está ausente o en blanco. Característico de restaurantes, taxis, parking, gasolineras y peajes. |
| Ticket | Documento básico con datos elementales del emisor, sin CIF del emisor ni del receptor, sin desglose de IVA. |
| Otro | Documento que no se ajusta a los anteriores. |
El usuario puede modificar la clasificación si el OCR la asigna incorrectamente.
3.3.5. Datos del receptor
Aplicable únicamente a facturas (completas o simplificadas) en las que el justificante incluye los datos del cliente.
| Campo | Procedencia | Observaciones |
|---|---|---|
| CIF del receptor | OCR | Si el CIF coincide con el CIF de la empresa del usuario (configurado a nivel de tenant en Configuración → Empresa), el sistema muestra una marca de verificación verde indicando coincidencia. Si no coincide o no está presente, no marca nada. |
| Razón social del receptor | OCR | Editable. |
Nota. La coincidencia del CIF del receptor con el CIF de la empresa es un indicador relevante para la deducibilidad del IVA. En facturas en las que el receptor no es la empresa, el IVA no puede deducirse aunque el justificante esté correctamente formalizado. Ver capítulo 9.
3.3.6. Categoría, forma de pago y reembolso
| Campo | Procedencia | Observaciones |
|---|---|---|
| Categoría de gasto | Sugerida por el propio OCR, que analiza el contenido completo del justificante (líneas del detalle, nombre comercial, tipo de IVA) y elige la categoría más adecuada del catálogo del tenant. Si el OCR no se decanta, el sistema cae a una heurística basada en el CNAE del proveedor (consulta a einforma) y, como último recurso, al nombre del proveedor. | Si el usuario ya ha seleccionado manualmente una categoría, el sistema no la sobrescribe. La etiqueta junto al selector indica la fuente: sugerido por el ticket (OCR) o sugerido por CIF (CNAE / razón social). Categorías editables por el administrador (ver capítulo 12). |
| Forma de pago | Valor por defecto del perfil del usuario. | Modificable individualmente. Las formas de pago marcadas como reembolsables (tarjeta personal, efectivo del empleado) generan saldo a favor del empleado en el informe. Las no reembolsables (tarjeta corporativa) no generan reembolso. |
3.3.7. Notas y campos personalizados
- Notas: campo de texto libre para anotaciones internas del autor (motivo de la cena con cliente, número de proyecto interno, observaciones para el aprobador).
- Campos personalizados: definidos por el administrador a nivel de tenant. Pueden ser globales (visibles en todos los gastos) o específicos de una categoría (visibles únicamente cuando se selecciona dicha categoría). Cada campo puede declararse obligatorio o validarse contra restricciones de tipo. Ver capítulo 12 para la configuración.
3.3.8. Justificante adjunto
La imagen capturada en el procedimiento del capítulo 2 queda asociada al gasto como justificante documental. El usuario puede:
- Visualizar el justificante en miniatura desde el formulario y a tamaño completo en una vista ampliada.
- Sustituir la imagen subiendo otra distinta (operación que reemplaza, no agrega).
- Eliminar el justificante si se subió por error.
¡Atención! Eliminar el justificante de un gasto deducible no es recomendable. La conservación del soporte documental durante el plazo legal de 6 años (Art. 30 CCom) es responsabilidad del cliente como obligado tributario. Anotados conserva siempre la versión original mientras el gasto permanece en el sistema.
3.4. Validaciones en tiempo real
A medida que el usuario completa el formulario, el sistema ejecuta cuatro grupos de verificaciones sin necesidad de pulsar Guardar.
3.4.1. Detección de duplicados
Anotados consulta el endpoint de detección de duplicados con un retardo de 500 ms tras la última modificación de los campos relevantes (fecha, total, proveedor, CIF del emisor, número de factura, categoría). Si encuentra un gasto similar dentro del mismo tenant, muestra un aviso con una de tres severidades:
| Severidad | Criterio típico | Comportamiento |
|---|---|---|
| Aviso baja | Mismo proveedor y mismo importe en la misma fecha. | Mensaje informativo; el usuario puede guardar. |
| Aviso media | Coincidencia adicional en categoría o número de factura. | Mensaje destacado; el usuario puede guardar pero se le sugiere revisar. |
| Aviso alta | Coincidencia múltiple incluyendo número de factura. Es muy probable que se trate del mismo justificante subido dos veces. | El sistema bloquea el guardado salvo que el usuario indique expresamente un motivo de excepción (campo de texto que queda registrado en el histórico). |
3.4.2. Políticas de gasto
Cuando la empresa ha configurado políticas de gasto (capítulo 12), el sistema las evalúa sobre el gasto en curso. Existen políticas globales y políticas específicas por categoría; la específica prevalece sobre la global.
Cada política puede establecer:
- Importe máximo por gasto.
- Obligatoriedad del justificante por encima de cierto importe.
- Reglas personalizadas combinando fecha, categoría, importe y valores de campos personalizados.
Las infracciones se clasifican según el modo de aplicación definido por el administrador:
- Modo aviso (
warn): el sistema notifica al usuario pero permite guardar el gasto. La alerta queda registrada en el histórico del gasto. - Modo bloqueo (
block): el sistema impide guardar el gasto hasta que la infracción se corrija o el aprobador autorice expresamente la excepción.
3.4.3. Coincidencia del CIF del receptor
Si el justificante es una factura y el CIF del receptor está presente, el sistema lo compara con el CIF de la empresa configurado a nivel de tenant. La coincidencia se muestra como un indicador visual junto al campo. La discrepancia no bloquea el guardado pero queda visible para el aprobador, que debe valorar si la factura es deducible para la empresa o si corresponde a otra entidad.
3.4.4. Verificación de TicketBAI
Aplicable únicamente cuando el propietario ha activado la verificación TicketBAI en Configuración → TicketBAI. Anotados detecta los identificadores TBAI de las diputaciones forales del País Vasco (Bizkaia, Gipuzkoa, Araba) por dos vías:
- Vía QR: si el lector de imagen es capaz de decodificar el contenido del código QR.
- Vía texto plano: muchos emisores TicketBAI (especialmente en Bizkaia) imprimen el identificador como texto encima o debajo del QR (
TBAI-NIF-DDMMAA-...). Anotados lo lee de ahí como respaldo cuando no puede decodificar el QR binario.
La verificación es local: Anotados cruza el CIF emisor y la fecha del identificador contra los datos del ticket, sin requerir conexión con la diputación foral. La validación remota contra Hacienda Foral llegará en una versión posterior.
La verificación puede arrojar los siguientes estados visibles como indicador junto al gasto:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Formato válido | QR decodificado correctamente, URL apunta a una diputación foral (Batuz, Gipuzkoa, Araba), y CIF y fecha del identificador cuadran con el gasto. |
| ID detectado (sin QR) | El QR no se pudo decodificar pero el identificador TBAI impreso en texto plano sí se ha leído, y CIF y fecha cuadran con el gasto. La URL a la que apunta el QR no está confirmada. |
| CIF no coincide / Fecha no coincide / Importe no coincide | El identificador TBAI es válido pero algún dato no cuadra con el gasto. El aprobador debe valorar el caso (posible factura manipulada o error de captura). |
| TicketBAI inválido | QR con URL de diputación foral pero identificador con formato inválido. |
| TicketBAI: no aplica | Se detectó un QR pero no corresponde a TicketBAI (Bizum, web del establecimiento, etc.). |
| Error técnico | No se pudo procesar la verificación por un error puntual. El gasto se guarda igual; si ocurre repetidamente, conviene reportar. |
Los tickets sin QR alguno (la mayoría del catálogo no-vasco) no muestran ningún indicador — la ausencia es comportamiento normal.
3.4.5. Verificación de Verifactu
Aplicable únicamente cuando el propietario ha activado la verificación Verifactu en Configuración → Verifactu (resto de España). Verifactu es el sistema de facturación verificable regulado por el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, aplicable a las empresas que emiten desde el territorio común español (fuera del País Vasco y Navarra, ámbitos cubiertos por TicketBAI).
A diferencia de TicketBAI, el QR Verifactu codifica una URL del propio servicio de la Agencia Tributaria con cuatro parámetros estándar embebidos como query string: NIF del emisor, número de factura (incluida la serie), fecha y importe. Anotados decodifica el QR cuando es posible y cruza esos datos contra el gasto capturado:
- NIF del emisor del QR debe coincidir con el CIF del proveedor extraído por el OCR.
- Fecha del QR (formato
DD-MM-AAAA) debe coincidir con la fecha del gasto. - Importe del QR debe coincidir con el total del gasto (tolerancia de un céntimo para evitar falsos positivos por redondeo).
La verificación es local: Anotados no consulta todavía la AEAT para confirmar que la factura está registrada en el sistema Verifactu. La validación remota llegará en una versión posterior.
El sistema distingue dos modalidades de Verifactu por la ruta del QR:
- Modo Verifactu (ruta
/ValidarQR): el emisor remite el registro de facturación a la AEAT en tiempo real. Mayor trazabilidad fiscal. - Modo No-Verifactu (ruta
/ValidarQRNoVerifactu): el emisor conserva el registro localmente, sin remisión inmediata. Igualmente válido bajo RD 1007/2023; la diferencia es operativa para el emisor, no para la deducibilidad del receptor.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Verifactu: formato válido | QR con ruta /ValidarQR decodificado correctamente, parámetros completos y NIF, fecha e importe cuadran con el gasto. El emisor declara modo Verifactu. |
| Verifactu: válido (No-Verifactu) | Ídem pero con ruta /ValidarQRNoVerifactu. El emisor opera en modo No-Verifactu. La deducibilidad del gasto para el receptor no se ve afectada — se rige por el artículo 97 LIVA (capítulo 9). |
| CIF no coincide / Fecha no coincide / Importe no coincide | El QR Verifactu es válido pero algún dato no cuadra. El aprobador debe valorar el caso (posible factura manipulada o error de captura). |
| Verifactu inválido | URL con dominio de AEAT detectada pero parámetros faltantes o malformados. |
| Verifactu: error técnico | No se pudo procesar la verificación. El gasto se guarda igual; si ocurre repetidamente, conviene reportarlo. |
Los tickets sin QR de AEAT (mayoría de tickets sencillos, especialmente hasta julio de 2027 cuando entra en vigor para autónomos) no muestran ningún indicador — la ausencia es comportamiento normal.
3.4.6. Consejos fiscales
Tras el guardado, Anotados ejecuta en segundo plano un análisis fiscal sobre el gasto (Capítulo 9). Si detecta supuestos relevantes (factura simplificada deducible que podría sustituirse por factura completa, multi-IVA con desglose incorrecto, indicios de no deducibilidad por la naturaleza del consumo) muestra recomendaciones en la pantalla de detalle del gasto.
3.5. Guardar el gasto
El guardado se realiza pulsando Guardar gasto en el pie del formulario. El botón se desactiva cuando hay:
- Campos obligatorios vacíos.
- Infracciones de política en modo bloqueo sin justificación.
- Duplicados de severidad alta sin motivo de excepción registrado.
Tras un guardado correcto, el sistema:
- Almacena el gasto con estado pendiente (
pending). - Asocia la imagen del justificante al registro.
- Cierra el formulario y muestra el gasto en la lista de la pantalla Gastos.
- Lanza el análisis fiscal en segundo plano (si procede).
A partir de este momento, el gasto está disponible para ser incluido en un informe (ver capítulo 4, Informes de gastos).
3.6. Recomendaciones prácticas
- Verifica siempre la coincidencia del CIF receptor en facturas que vayan a deducirse de IVA. Una factura emitida a otra entidad del grupo o a un consumidor final distinto de la empresa no es deducible aunque el OCR la haya leído correctamente.
- Revisa el tipo de IVA en gastos de hostelería. Cuando hay bebida alcohólica, el ticket debe presentar dos líneas (10 % comida y 21 % bebida). Si el OCR ha consolidado en una sola línea con tipo 10 %, parte del IVA no se está identificando correctamente.
- No ignores los avisos de duplicados. Subir el mismo gasto en dos informes distintos genera trabajo de corrección al equipo contable y puede afectar a la deducibilidad. Cuando aparezca un aviso, revisa el gasto coincidente desde el enlace que ofrece el propio aviso.
- Completa los campos personalizados cuando sean obligatorios. La omisión genera bloqueos en el momento de cerrar el informe; corregir entonces obliga a volver a entrar gasto a gasto.
- Si la política de gasto bloquea el guardado, dirige la consulta al administrador antes de buscar atajos. El bloqueo refleja una decisión corporativa explícita.
3.7. Paso siguiente
Una vez completados los gastos individuales, el flujo continúa con la agrupación en informes para su envío a aprobación. Ver capítulo 4, Informes de gastos.