Kilometraje

Aplicable a: todos los roles que registren desplazamientos en vehículo propio.

Objetivo del capítulo: describir el régimen de indemnización por kilometraje en Anotados, los trayectos predefinidos, el cálculo automático del importe y el tratamiento fiscal en nómina.

Pantalla Kilometraje. La cabecera resume los kilómetros del periodo y el importe acumulado. El bloque inferior muestra los trayectos predefinidos disponibles para el usuario.

7.1. Marco normativo

El artículo 9.A.2.b del Reglamento del IRPF declara exenta la cantidad que resulte de multiplicar el número de kilómetros realmente recorridos por 0,26 € por kilómetro, más los gastos de peaje y aparcamiento debidamente justificados. La cantidad que exceda este importe queda sujeta a tributación.

Nota. La tarifa de 0,26 €/km es la vigente desde julio de 2023, conforme a la Orden HFP/792/2023. Es la cantidad máxima exenta. Anotados aplica este valor por defecto, modificable por el administrador desde Configuración → Tarifas si la empresa abona una cantidad superior (con tratamiento del exceso conforme a la sección 6.6 del capítulo de Dietas).

7.2. Procedimiento de registro

7.2.1. Mediante trayecto predefinido

Los trayectos predefinidos son rutas frecuentes de la empresa (por ejemplo, oficina → fábrica del cliente principal) que el administrador ha configurado en Configuración → Trayectos. Su uso reduce errores y agiliza el registro repetitivo.

1. Acceda al menú lateral Kilometraje.
2. Pulse Nuevo kilometraje. El sistema abre el formulario.
3. Seleccione un trayecto del desplegable Trayecto predefinido. El sistema completa automáticamente los campos origen, destino y kilómetros.
4. Indique la fecha del desplazamiento.
5. Marque la casilla Ida y vuelta si el desplazamiento incluye el regreso. El sistema duplica automáticamente los kilómetros del trayecto.
6. Añada notas opcionales (motivo del desplazamiento, cliente visitado, número de matrícula si la empresa lo requiere).
7. Pulse Guardar kilometraje.

7.2.2. Mediante trayecto manual

Aplicable cuando el desplazamiento no corresponde a una ruta frecuente.

1. Acceda a Kilometraje → Nuevo kilometraje.
2. Deje vacío el campo Trayecto predefinido.
3. Introduzca manualmente el origen y el destino (texto libre, recomendado el formato "Ciudad — Calle / referencia").
4. Introduzca los kilómetros recorridos. Anotados no consulta servicios de cálculo de ruta automático en la versión actual; el usuario es responsable de indicar la distancia conforme a herramientas externas (Google Maps, Michelin, etc.).
5. Continúe con los pasos 4 a 7 del procedimiento anterior.

7.3. Cálculo del importe

importe_kilometraje = kilómetros × tarifa_por_km

Con la tarifa vigente de 0,26 €/km:

• Trayecto de 45 km con ida y vuelta → 90 km × 0,26 € = 23,40 €.
• Trayecto de 220 km solo ida → 220 km × 0,26 € = 57,20 €.

Los peajes y aparcamiento se registran como gastos convencionales separados (categorías Peaje y Aparcamiento), no como parte del kilometraje. Su tratamiento fiscal es independiente: peaje y aparcamiento justificados con factura generan IVA deducible al 21%.

7.4. Procedimiento desde la versión móvil

Vista de Kilometraje en dispositivo móvil. La estructura es equivalente a la de escritorio. El registro inmediato tras finalizar el desplazamiento es la práctica recomendada.

El procedimiento desde móvil es idéntico al de escritorio. La aplicación móvil resulta particularmente útil para el registro inmediato del comercial o técnico de campo tras finalizar cada desplazamiento.

7.5. Inclusión en informes

Los registros de kilometraje se añaden a los informes de gastos del mismo modo que el resto de partidas, mediante el botón Añadir registro del detalle del informe. Aparecen agrupados con las dietas en el bloque de partidas sin IVA / exentas de tributación.

El importe del kilometraje se acumula al total del informe pero no genera línea de IVA en la exportación contable (ver capítulo 13).

7.6. Configuración de trayectos predefinidos

La gestión de trayectos predefinidos es responsabilidad del administrador o propietario del tenant. Procedimiento:

1. Acceda a Configuración → sección Trayectos.
2. Pulse Nuevo trayecto.
3. Cumplimente nombre descriptivo (por ejemplo, "Oficina — Fábrica Madrid"), origen, destino y kilómetros estándar.
4. Guarde. El trayecto queda disponible para todos los usuarios del tenant a partir de ese momento.

La modificación posterior de los kilómetros estándar de un trayecto no afecta a los registros de kilometraje ya creados con ese trayecto: cada registro mantiene los kilómetros con los que fue guardado.

7.7. Exceso sobre la tarifa exenta

Si la empresa abona al trabajador una tarifa superior a 0,26 €/km, el procedimiento es el mismo que el descrito en la sección 6.6 para dietas: Anotados estructura la información distinguiendo la parte exenta de la parte sujeta a tributación, y el responsable de nómina aplica la retención correspondiente.

7.8. Buenas prácticas

• Coherencia entre kilometraje y dietas. Un desplazamiento que genere dieta nacional con pernocta probablemente conlleve también kilometraje. La ausencia de uno cuando se registra el otro genera incoherencia que llama la atención del aprobador.
• Frecuencia de uso. Si el trabajador realiza un trayecto similar más de 4 ó 5 veces al mes, conviene proponer al administrador la creación de un trayecto predefinido.
• Trazabilidad documental. Conserve, fuera de Anotados, una agenda o calendario que documente los desplazamientos. Refuerza la trazabilidad ante una revisión fiscal.