Conciliación bancaria con Norma 43
Cruza automáticamente los movimientos de tu banco con los gastos capturados en Anotados. Sin Excel manual.
Aplicable a: administradores, propietarios y contabilidad.
Objetivo del capítulo: explicar cómo importar los extractos bancarios mensuales (formato AEB Norma 43) en Anotados para que el sistema identifique automáticamente al empleado dueño de cada cargo y cruce los movimientos con los gastos que los empleados ya han capturado en la aplicación.
16.1. Para qué sirve
Imagina el día a día de contabilidad:
Un empleado se va a una comida con cliente y paga 50 € con tarjeta de empresa. ¿Cómo sabe contabilidad que ese cargo de 50 € del banco corresponde a esa comida y no a otra cosa?
Tradicionalmente: hojas de Excel mensuales donde alguien cruza manualmente movimientos bancarios con tickets/facturas. Horas de trabajo cada cierre.
Con Anotados: subes el Norma 43 mensual de cada banco y el sistema hace tres cosas automáticamente:
- Identifica el empleado dueño de cada cargo por el número de tarjeta.
- Cruza el cargo con el gasto capturado en Anotados (mismo importe + fecha cercana).
- Marca como conciliado los que cuadran y deja como "sin gasto" los movimientos para los que no se ha capturado factura aún.
El resultado es una visión única de qué se ha gastado realmente (banco) vs qué se ha capturado (Anotados), con un export Excel listo para tu asesor o tu ERP.
16.2. Qué necesitas antes de empezar
Tres piezas a configurar una sola vez (la app te guía con un wizard 1-2-3 al entrar a Cuentas bancarias):
| Pieza | Para qué sirve |
|---|---|
| Cuentas bancarias (IBAN) | Anotados necesita saber qué IBANs gestionas para asociar cada Norma 43 que subas |
| Mapeo de tarjetas (Excel) | Diccionario tarjeta → empleado → centro de coste. Sin esto los cargos son anónimos |
| Norma 43 mensual | El extracto que tu banco genera. Lleva los movimientos reales del mes |
Wizard de configuración
Cuando entras a Cuentas bancarias por primera vez, ves tres tarjetas guía:
Las tres tarjetas marcan verde al completarse. El wizard desaparece automáticamente cuando los tres pasos están hechos.
16.3. Paso 1 — Dar de alta tus cuentas bancarias
Ve a Cuentas bancarias → botón "Añadir cuenta".
Introduce el IBAN. Para IBANs españoles el banco se autodetecta del código de entidad (los 4 dígitos tras ES + 2 dígitos de control):
| Código AEB | Banco |
|---|---|
| 0049 | Santander |
| 0081 | Sabadell |
| 0128 | Bankinter |
| 0182 | BBVA |
| 2080 | ABANCA |
| 2100 | CaixaBank |
| 2085 | Ibercaja |
| 2103 | Unicaja |
Para otros bancos o IBANs extranjeros (Portugal, Francia, etc.), introduce manualmente el nombre del banco.
Opcionalmente rellena un alias descriptivo: "Sabadell — Operativa cargo tarjetas", "ABANCA — Principal", "Bankinter — Nóminas". Ayuda a distinguir cuentas si tienes varias en el mismo banco.
16.4. Paso 2 — Importar el mapeo de tarjetas
Antes de subir ningún Norma 43, Anotados necesita saber qué tarjeta es de qué empleado. Sin esto los cargos del extracto serían anónimos y no podríamos identificar al dueño de cada gasto.
Plantilla canónica
La forma sencilla: descarga la plantilla y rellénala con los datos de tu empresa.
Desde Cuentas bancarias → "Importar mapeo tarjetas" → "📥 Descargar plantilla con ejemplos".
La plantilla tiene cinco columnas:
| Columna | Obligatoria | Contenido |
|---|---|---|
tarjeta | Sí | Nº de tarjeta. Acepta 16 dígitos completos, enmascarado 5540XXXXXXXX6012, solo 4 últimos 6012, o concepto bancario para liquidaciones (TO XABIER GAZTEL) |
empleado | Sí | Nombre del empleado tal como aparece en Anotados |
tipo | No | debito, credito, viaT, concepto, transferencia. Si lo dejas vacío, se autodetecta del prefijo |
centro_coste | No | Código interno (V03ES, M08ES, P03ES…). Se asignará automáticamente a cada movimiento de esa tarjeta |
notas | No | Texto libre |
Prefijos detectados automáticamente
| Prefijo | Detectado como |
|---|---|
5540… | Débito Mastercard (Sabadell) |
5566… | Crédito Mastercard (Sabadell) |
6039… | Vía T (peajes) |
4864… | Débito Visa |
4… | Visa genérico |
Formato legacy "RELACION TARJETAS"
Si tu empresa ya tenía un Excel mantenido con el formato TARJETA | COMERCIAL | … | Debito | Credito | VIA T (común en empresas que vienen de gestión manual con Sabadell), Anotados también lo acepta sin tener que convertirlo. Solo súbelo y el sistema detecta el formato automáticamente.
Empleados sin asignar
Después del import verás un resumen: "X mapeos parseados — Y nuevos, Z actualizados" + lista de empleados que no se pudieron resolver. Eso ocurre cuando el nombre del Excel no coincide con ningún profile activo en Anotados. Esos mapeos quedan como "sin user_id asignado" — al dar de alta a los empleados que faltan se resuelven automáticamente la próxima vez que vuelvas a subir el Excel.
16.5. Paso 3 — Importar el Norma 43
Descargar el Norma 43 de tu banco
Cada banco lo ofrece desde la banca online. Suele estar en Movimientos → Extractos → Descargar, eligiendo formato "Norma 43" / "Cuaderno 43" / "N43" en el desplegable. Es gratis y lo genera el banco automáticamente.
El fichero resultante es un .txt o .n43 con líneas de 80 caracteres cada una.
Cadencia: lo razonable es mensual. Cuando tu banco cierra el extracto del mes (típicamente el día 1 o 2 del mes siguiente), descargas el N43 y lo subes a Anotados.
Subir el fichero
Ve a Movimientos → botón "Importar Norma 43" → selecciona la cuenta destino + sube el .n43.
Tras subir el fichero, Anotados muestra el resumen del import:
Verás el periodo cubierto, el saldo inicial y final del extracto, cuántos movimientos nuevos se han insertado, cuántos quedan auto-conciliados y cuántos se han marcado como ignorados (nóminas, comisiones, transferencias internas).
Qué pasa al subir
- Anotados verifica la integridad del fichero (formato AEB, cuadre de totales del extracto).
- Por cada movimiento del N43: identifica al empleado con el mapeo de tarjetas, clasifica el tipo de movimiento, intenta cruzar con un gasto capturado.
- Inserta los movimientos en la BD.
- Te muestra un resumen con cuántos quedaron en cada estado.
Estados que verás
Cada movimiento queda en uno de estos estados:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Conciliado (auto) | El sistema cruzó el cargo con un gasto capturado: mismo importe + fecha ±3 días + empleado correcto |
| Revisar | Hay un gasto candidato pero el score no es perfecto. Un humano debe confirmar |
| Sin gasto | No hay ningún gasto capturado que coincida. Significa que aún no se ha subido la factura a Anotados |
| Transferencia interna | Movimiento entre cuentas propias de la empresa (no es gasto) |
| Comisión | Comisión o intereses bancarios |
| Nómina | Pago de nómina (no es gasto operativo) |
16.6. Ver y filtrar movimientos
En Movimientos ves la tabla con todos los movimientos importados. Arriba hay cuatro contadores rápidos:
- Total visible: filtrados según los criterios activos.
- Auto-conciliados: gastos que ya cuadran sin intervención humana.
- Requieren revisión: gastos con candidato pero sin confirmar, o que necesita captura.
- Ignorados: nóminas, comisiones y transferencias internas.
Filtros disponibles:
- Cuenta bancaria: limita por IBAN.
- Estado: muestra solo conciliados, pendientes, sin gasto, etc.
- Texto: busca dentro del concepto bancario (proveedor, tarjeta…).
16.7. Re-conciliar tras capturar nuevos gastos
Cuando los empleados capturan facturas o tickets después de haber subido el Norma 43, esos gastos nuevos no se cruzan automáticamente. Hay que ejecutarlo a mano con el botón "Re-conciliar" en Movimientos.
El botón vuelve a recorrer los movimientos pendientes (estados Sin gasto y Pendiente) y los cruza contra los gastos actualmente capturados. Los que ya estaban conciliados o ignorados no se tocan.
Consejo: ejecuta "Re-conciliar" antes de cerrar el mes contable, una vez que todos los empleados han terminado de subir sus tickets/facturas del periodo.
16.8. Exportar la conciliación para contabilidad
Botón "Exportar conciliación" en Movimientos → descarga un Excel con dos hojas:
Hoja "Conciliación"
Una fila por movimiento bancario, 19 columnas. Las primeras 9 son del banco; las 10 restantes son del gasto reconciliado (vacías si no hay).
| # | Columna | Origen |
|---|---|---|
| 1-5 | Fecha banco, cuenta, concepto, tipo, importe | Banco |
| 6-7 | Empleado, centro de coste | Mapeo de tarjetas |
| 8-9 | Estado de conciliación, score | Anotados |
| 10-12 | Proveedor, CIF, nº factura | Gasto |
| 13-14 | Categoría, cuenta contable | Gasto |
| 15-18 | Base, IVA, % IVA, total | Gasto |
| 19 | Justificante (hyperlink) | Gasto |
Códigos de color en la columna Estado: verde Conciliado, ámbar Revisar, rojo Sin gasto. La columna Importe sale en rojo si es cargo, verde si es abono.
Hoja "Resumen"
Tabla pivot con conteos y totales por estado:
| Estado | Nº movimientos | Importe total |
|---|---|---|
| Conciliado (auto) | 263 | 28.575 € |
| Sin gasto | 142 | 12.300 € |
| Comisión bancaria | 105 | 1.487 € |
| Nómina | 18 | 45.000 € |
| … |
Cuanto mayor sea la cifra de "Sin gasto", más facturas pendientes hay por capturar. Es la métrica clave para detectar bolsas de gastos sin documentar.
16.9. Anti-duplicación
Si subes dos veces el mismo Norma 43 (por error o por automatización), Anotados detecta el archivo por su huella SHA256 y rechaza el segundo intento con un mensaje claro. Los movimientos no se duplican.
Si un movimiento individual aparece en dos extractos solapados (movimiento del 1 de marzo viene en el N43 de febrero Y en el de marzo), también se descarta automáticamente — la clave única (cuenta, fecha, importe, referencia, concepto) impide la duplicación.
16.10. Limitaciones conocidas
- Solo IBANs españoles autodetectan banco (
ES + entidad AEB). IBANs portugueses, franceses, etc. requieren rellenar manualmente el nombre del banco. - El parser N43 es ASCII puro: no soporta el formato EBCDIC antiguo de cintas magnéticas (irrelevante para banca online actual).
- El cruce automático es 1:1: cada cargo bancario se asocia a un único gasto. Para el caso N:1 (una transferencia mensual al empleado por reembolso que suma varios tickets) hay que asociar manualmente.
- Tarjetas compartidas: si dos empleados comparten exactamente los mismos 4 últimos dígitos de tarjeta, el sistema marca el movimiento como ambiguo y lo deja para revisión manual. Para evitarlo, da de alta los mapeos con los 16 dígitos completos en lugar de los 4 últimos.
16.11. Conector PSD2 / Open Banking (roadmap)
La importación manual de Norma 43 cubre el 100% de los casos sin coste recurrente — es lo que recomendamos para v1.
A futuro se planea integrar un conector PSD2 / AIS (Open Banking) que sincronice automáticamente los movimientos sin tener que descargar el N43 mensual. Hasta entonces, el flujo manual mensual es el camino oficial.