Plan, facturación y cancelación

Aplicable a: propietarios. Los administradores ven la información pero no pueden modificar el plan ni los datos de facturación.

Objetivo del capítulo: describir los planes disponibles, el procedimiento de alta y modificación, los métodos de pago aceptados, la política de retención de datos al cancelar y los plazos de conservación legal.

15.1. Planes disponibles

Anotados ofrece tres planes con escalado funcional:

15.1.1. Periodo de prueba

Todos los planes incluyen 14 días de prueba gratuita al activar la cuenta. Sin tarjeta de crédito en el alta. Durante la prueba, el plan activo es Business (acceso a todas las funcionalidades).

Al finalizar la prueba:

• Si el propietario configura método de pago → la suscripción se activa en el plan elegido.
• Si no configura método de pago → la cuenta entra en modo solo lectura: los datos siguen accesibles para consulta y exportación, pero no se pueden crear gastos nuevos ni invitar usuarios.

15.2. Procedimiento de alta de suscripción

1. Acceda a Configuración → Suscripción.
2. Pulse Suscribirse a [plan].
3. El sistema le redirige a Stripe Checkout (pasarela de pago segura).
4. Introduzca método de pago (tarjeta de crédito/débito o débito SEPA).
5. Confirme. Vuelve a Anotados con la suscripción activa.
6. Anotados emite factura automática al inicio de cada periodo de facturación (mensual o anual).

15.2.1. Cupón de descuento

Si dispone de un cupón de descuento (por ejemplo, otorgado por un partner o por una campaña):

• En la pantalla de Stripe Checkout, introduzca el cupón en el campo Add promotion code.
• El descuento se aplica automáticamente y queda visible en el desglose.
• Los descuentos pueden ser únicos (un solo periodo), temporales (N periodos) o permanentes (mientras se mantenga la suscripción).

15.3. Métodos de pago aceptados

• Tarjeta de crédito o débito (Visa, Mastercard, American Express).
• Débito SEPA (cuentas IBAN de la zona euro).
• Bizum no está disponible para suscripciones recurrentes.

El método de pago se gestiona desde Configuración → Suscripción → Método de pago. El cambio se aplica de inmediato; el próximo cargo usa el nuevo método.

15.4. Cambio de plan

15.4.1. Upgrade (subir de Starter a Business)

1. Configuración → Suscripción → Cambiar plan.
2. Seleccione el plan superior.
3. Confirme. El cambio es inmediato: las nuevas funcionalidades quedan disponibles al instante.
4. La facturación se ajusta proporcionalmente al periodo restante (proration). El cargo proporcional se genera en la próxima factura.

15.4.2. Downgrade (bajar de Business a Starter)

1. Configuración → Suscripción → Cambiar plan.
2. Seleccione el plan inferior.
3. Confirme. El cambio se aplica al final del periodo actual (no inmediato).
4. Hasta entonces, sigue teniendo acceso a las funcionalidades del plan superior.
5. Al inicio del nuevo periodo, las funcionalidades exclusivas del plan superior dejan de estar disponibles. Los datos generados con ellas permanecen accesibles en consulta y exportación.

15.5. Modificación del número de usuarios (seats)

El número de seats facturados se ajusta automáticamente conforme al número de usuarios activos:

• Cada usuario activo cuenta como un seat.
• Los usuarios desactivados (capítulo 11.8) no cuentan.
• Los usuarios pendientes (invitados pero no activados) no cuentan hasta que activan.

Cuando un usuario activa cuenta o un administrador lo reactiva, el cargo del seat se prorrate desde la fecha de activación hasta el final del periodo. Se incluye en la próxima factura.

Cuando un usuario se desactiva, el cargo del seat también se prorrate a la baja y se aplica como crédito en la próxima factura.

15.5.1. Reconciliación nocturna

Cada noche, a las 03:00 UTC, un proceso automático (reconcile-stripe-quantity) compara el número de usuarios activos en Anotados con el quantity actual de la suscripción Stripe. Si detecta diferencia (por race condition, fallo de red en algún cambio o intervención manual en la base de datos), corrige Stripe para que coincida con la realidad.

Buena práctica. Si percibe que el importe facturado no se corresponde con el número real de usuarios, contacte con soporte. La reconciliación nocturna debería resolverlo, pero es posible identificar incidencias puntuales.

15.6. Facturas emitidas por Anotados

Cada periodo de facturación, Anotados emite una factura desde Black Wings, S.L. (CIF B10991172):

• Razón social del cliente y CIF (configurados en Configuración → Empresa).
• Detalle del plan, número de seats, descuentos aplicados.
• IVA al 21% (Anotados está sujeto al régimen general del IVA).
• Importe total.
• Referencia interna Stripe (para conciliación bancaria).

Las facturas son accesibles en Configuración → Suscripción → Histórico de facturas en formato PDF y se envían al email del propietario en cada emisión.

15.7. Cancelación de la suscripción

1. Acceda a Configuración → Suscripción → Cancelar suscripción.
2. Confirme la cancelación. El sistema solicita un motivo (opcional) para mejora del producto.
3. La suscripción permanece activa hasta el final del periodo facturado. Hasta entonces, todos los datos y funcionalidades están disponibles con normalidad.
4. Al finalizar el periodo, la cuenta entra en modo solo lectura:
   • No se pueden crear gastos, informes ni invitar usuarios.
   • Los datos existentes son accesibles para consulta y exportación.
   • El propietario puede reactivar la suscripción en cualquier momento sin perder datos.

15.7.1. Política de retención de datos al cancelar

La política de retención de datos de Anotados se rige por dos plazos legales relevantes:

Anotados aplica el plazo más conservador (6 años) como retención por defecto. Los datos de su tenant permanecen accesibles durante 6 años desde la cancelación, en modo solo lectura.

Tras los 6 años:

• 90 días antes de la fecha límite, Anotados envía notificación al propietario.
• 30 días antes, segunda notificación.
• En la fecha límite, los datos se borran de forma definitiva e irreversible.

15.7.2. Borrado anticipado

Si el cliente desea ejercer el derecho a la supresión anticipada de sus datos (antes de los 6 años), puede solicitarlo expresamente conforme al artículo 17 del RGPD. Anotados procesa la solicitud asumiendo el cliente la responsabilidad de la conservación de sus obligaciones fiscales y contables fuera de la plataforma.

Procedimiento:

1. Acceda a Configuración → Suscripción → Solicitar borrado anticipado.
2. Confirme expresamente que asume la responsabilidad de conservar la documentación legalmente exigible fuera de Anotados.
3. Tras un periodo de gracia de 7 días (para evitar errores), los datos se borran irreversiblemente.

15.8. Cambios en datos de facturación

Para modificar la razón social, CIF, dirección de facturación o método de pago:

1. Configuración → Suscripción → Datos de facturación.
2. Modifique los campos.
3. Guarde. Los cambios se aplican a partir de la próxima factura emitida.

Importante. Los cambios no son retroactivos. Las facturas ya emitidas mantienen los datos del momento de emisión. Si necesita una rectificativa, contacte con soporte.

15.9. Cancelación involuntaria por fallo de cobro

Si un cargo de la suscripción falla (tarjeta expirada, fondos insuficientes, banco rechaza), Anotados activa el flujo de reintentos automáticos de Stripe (Smart Retries), que reintenta el cargo en varios momentos a lo largo de los días siguientes según la ventana de recuperación configurada en la cuenta de Stripe.

Durante este proceso, el propietario recibe correos de aviso desde notificaciones@anotados.com con la opción de actualizar el método de pago. Si todos los reintentos fallan, la suscripción se cancela y la cuenta entra en modo solo lectura (sin pérdida de datos, conforme a la política de retención del apartado 15.7.1).

15.10. Soporte

Para incidencias críticas (caída de servicio, pérdida de acceso), todos los planes acceden al canal de emergencia documentado en la propia notificación del incidente.