Categorías, formas de pago y políticas
Personalización de la estructura del tenant: categorías de gasto, métodos de pago y límites.
Aplicable a: administradores y propietarios.
Objetivo del capítulo: describir la configuración de las tres dimensiones fundamentales que estructuran cada gasto: la categoría, la forma de pago y las políticas de control. Estas configuraciones se gestionan desde Configuración y aplican a todo el tenant.
Pantalla Configuración del usuario propietario. Cada bloque (Empresa, Tarifas, Aprobación, TicketBAI, Categorías, Formas de pago, Suscripción, Trayectos, Políticas) se gestiona desde un acordeón independiente.
12.1. Categorías de gasto
Las categorías clasifican los gastos por naturaleza y permiten:
- Aplicar reglas de deducibilidad por defecto (por ejemplo, "Combustible: 50% deducible").
- Filtrar y agrupar en el dashboard y en las exportaciones.
- Mapear a cuentas contables del Plan General de Contabilidad.
12.1.1. Categorías por defecto
Al crear un tenant nuevo, Anotados siembra 11 categorías estándar:
| Categoría | Cuenta PGC sugerida | Deducibilidad por defecto |
|---|---|---|
| Restaurantes y hostelería | 629 | 100% (con factura completa) |
| Transporte y taxis | 624 | 100% |
| Combustible | 628 | 50% (uso mixto) |
| Peajes y aparcamiento | 628 | 100% |
| Hoteles y alojamiento | 629 | 100% |
| Material de oficina | 629 | 100% |
| Comunicaciones (móvil, internet) | 629 | 100% |
| Formación y eventos | 629 | 100% |
| Marketing y publicidad | 627 | 100% |
| Servicios profesionales | 629 | 100% |
| Otros gastos | 629 | A definir caso a caso |
12.1.2. Creación, modificación y desactivación
- Acceda a Configuración → Categorías.
- Las categorías existentes aparecen en una lista. Para crear una nueva, pulse Añadir categoría.
- Cumplimente:
- Nombre (obligatorio, visible al usuario al capturar).
- Cuenta contable (opcional, para mapeo a ERP).
- Color (visual, para distinción en dashboards).
- Deducibilidad IVA por defecto (0%, 50% o 100%).
- Guarde.
Para desactivar una categoría existente que ya tiene gastos asociados: la categoría no se elimina (perdería integridad histórica). Se marca como inactiva y deja de aparecer al capturar nuevos gastos. Los gastos antiguos conservan su categoría original.
12.2. Formas de pago
Las formas de pago identifican quién soporta el desembolso inicial del gasto y, en consecuencia, a quién hay que reembolsar.
12.2.1. Formas por defecto
| Forma | Quién paga | Reembolsable |
|---|---|---|
| Tarjeta personal | El empleado con su tarjeta propia | Sí, se reembolsa en nómina |
| Efectivo personal | El empleado con dinero propio | Sí, se reembolsa |
| Tarjeta de empresa | La empresa directamente | No (ya pagó) |
| Transferencia / domiciliación de empresa | La empresa directamente | No (ya pagó) |
12.2.2. Configuración
- Acceda a Configuración → Formas de pago.
- Cree, modifique o desactive las formas según la realidad de la empresa.
- Cada usuario puede definir su forma de pago por defecto en su perfil personal. Modificable por gasto al capturar.
Importancia para el reembolso. El cálculo de cuánto debe la empresa al empleado se obtiene sumando los gastos con forma de pago marcada como reembolsable. Una forma de pago mal configurada (por ejemplo, marcar "Tarjeta empresa" como reembolsable) deriva en reembolsos incorrectos.
12.3. Políticas de gasto
Las políticas establecen límites máximos por categoría y plazo, y configuran qué hace el sistema cuando un gasto los excede.
12.3.1. Tipos de límites
| Tipo | Ejemplo de uso |
|---|---|
| Importe diario máximo por categoría | "Máximo 25 € en comida por persona y día" |
| Importe mensual máximo por categoría | "Máximo 200 € en combustible al mes" |
| Importe por gasto único | "Ningún hotel puede superar 150 € por noche" |
| Número máximo de gastos por categoría y mes | "Máximo 5 comidas con cliente al mes" |
12.3.2. Acciones cuando se excede
- Aviso al usuario. El sistema muestra advertencia visual al guardar el gasto. No bloquea.
- Aviso al aprobador. El gasto fuera de política aparece marcado en la pantalla del aprobador. Decide caso a caso.
- Bloqueo absoluto. El gasto no puede guardarse. Útil para límites duros (por ejemplo, una empresa que decide que ningún empleado puede cargar combustible por encima de 100 €).
12.3.3. Configuración
- Acceda a Configuración → Políticas de gasto.
- Pulse Nueva política.
- Cumplimente:
- Nombre descriptivo ("Comidas con cliente — límite diario").
- Categoría aplicable (una o varias).
- Tipo de límite y valor.
- Acción (aviso o bloqueo).
- Roles a los que aplica (todos por defecto, opcional restringir).
- Guarde.
Las políticas se evalúan en el momento de guardar el gasto y en cada reapertura del detalle.
12.4. Tarifas (dietas y kilometraje)
Las tarifas configuran los importes por defecto que aplica Anotados al calcular dietas (capítulo 6) y kilometraje (capítulo 7).
12.4.1. Configuración
- Acceda a Configuración → Tarifas.
- Modifique los importes vigentes:
- Dieta nacional sin pernocta.
- Dieta nacional con pernocta.
- Dieta extranjero sin pernocta.
- Dieta extranjero con pernocta.
- Tarifa por kilómetro.
12.4.2. Tarifas superiores al máximo IRPF exento
Si la empresa desea abonar tarifas superiores a los importes exentos del IRPF (53,34 € dieta nacional con pernocta, 0,26 €/km), Anotados estructura la información distinguiendo:
- La parte exenta (hasta el límite IRPF).
- El exceso sujeto a tributación.
El responsable de nómina aplica retención sobre el exceso conforme al artículo 9 del Reglamento del IRPF.
12.5. TicketBAI (País Vasco)
Configuración aplicable únicamente a tenants con actividad en el País Vasco.
- Acceda a Configuración → TicketBAI.
- Active el toggle TicketBAI activado.
- Indique las diputaciones forales aplicables (Bizkaia, Gipuzkoa y/o Álava).
Una vez activado, el OCR del capítulo 2 procesa los códigos QR de TicketBAI presentes en los justificantes y verifica su consistencia (capítulo 3.5).
12.6. Datos de la empresa
En Configuración → Empresa, el propietario configura:
- Razón social, CIF y dirección fiscal (críticos para clasificación de gastos como deducibles, ver capítulo 9).
- Logo (opcional, aparece en PDFs exportados de informes).
- Email de contacto y teléfono (para comunicaciones del sistema).
- Domicilio y provincia.
Importancia del CIF. El CIF configurado se usa para validar el CIF receptor de las facturas (ver capítulo 9.4). Un CIF mal configurado deriva en gastos clasificados erróneamente como no deducibles.
12.7. Self-approval
Por defecto, los administradores y propietarios pueden aprobar sus propios informes (auto-aprobación). En empresas con políticas estrictas de segregación de funciones, el propietario puede desactivarlo:
- Acceda a Configuración → Aprobación.
- Desactive Permitir auto-aprobación.
- A partir de ese momento, ningún usuario (ni siquiera el propietario) puede aprobar sus propios informes. Otro usuario con permisos debe hacerlo.
12.8. Buenas prácticas
- No multiplicar categorías. Un máximo de 10-15 categorías cubre la práctica totalidad de empresas. Más categorías = más decisión al capturar = más errores de clasificación.
- Políticas con aviso, no bloqueo. El bloqueo absoluto frustra al usuario en casos legítimos. El aviso, combinado con la revisión del aprobador, es más flexible.
- Revisar tarifas anualmente. Los importes IRPF se actualizan por orden ministerial. Conviene revisar al cambio de ejercicio.
- Documentar las decisiones de política. En el campo descripción de cada política, incluir el motivo de negocio. Facilita la sucesión cuando cambia el responsable.