Gastos internacionales y filiales
Empresas filiales en otro país, fiscalidad extranjera y gastos marcados como extranjeros.
Aplicable a: administradores y propietarios (creación y gestión de filiales) y empleados con actividad en el extranjero (captura de gastos).
Objetivo del capítulo: describir cómo Anotados gestiona la actividad de una empresa en varios países, tanto mediante empresas filiales con su propia fiscalidad como mediante el marcado de gastos extranjeros dentro de la empresa española.
17.1. Dos formas de tratar la actividad internacional
Anotados ofrece dos mecanismos, complementarios, según el grado de estructura del negocio en el extranjero:
| Mecanismo | Cuándo usarlo | Efecto fiscal |
|---|---|---|
| Empresa filial | La empresa tiene una entidad real en otro país (por ejemplo, una Lda. en Portugal) con sus propios comerciales y su fiscalidad local. | Los gastos se registran de forma nativa en la empresa del país, con sus categorías, tipos de IVA y reglas de deducibilidad. |
| Gasto extranjero (país fiscal) | Un gasto puntual realizado fuera de España dentro de la operativa de la empresa española. | El gasto se marca con su país; queda excluido del IVA español pero se registra y liquida con normalidad. |
17.2. Empresas filiales
Una filial es una empresa que depende de la empresa principal (matriz) dentro de la misma cuenta de Anotados. Es una empresa independiente —con sus propios usuarios, gastos y fiscalidad—, pero su facturación va agrupada con la de la matriz (ver capítulo 15).
- Fiscalidad propia. Cada filial adopta el régimen fiscal de su país: por ejemplo, una filial portuguesa aplica el IVA portugués y las categorías con la deducibilidad de Portugal. En muchos regímenes extranjeros el IVA soportado no es deducible y el gasto se registra por su importe bruto.
- Usuarios y roles. Los comerciales del país operan con la filial como su empresa de trabajo y sus capturas se registran directamente allí. Un mismo responsable (por ejemplo, el director financiero) puede aprobar tanto la matriz como la filial usando su misma cuenta y el selector de empresa (ver sección 1.3.4).
- Alta. La creación de una filial y la asignación de accesos las realiza un administrador. El propietario activa la multiempresa y crea las empresas que necesite.
17.3. Gasto extranjero dentro de la empresa española
Para gastos internacionales aislados que no justifican una filial, cada gasto dispone de un campo de país del gasto, que cubre todos los países del mundo. El selector tiene un buscador: escriba unas letras («chi» encuentra China y Chile) o el código del país. Al marcar un gasto con un país distinto al de su empresa:
- Si el país tiene tipos de IVA verificados por Anotados (la Unión Europea más Andorra, Suiza, Reino Unido y Noruega), el desplegable ofrece los tipos reales de ese país (23 % en Polonia, 19 % y 7 % en Alemania…), de modo que el gasto se registra tal como figura en el ticket.
- En el resto de países, el selector muestra la marca «IVA manual» y el tipo se escribe directamente del ticket. No es una carencia, es honestidad: en Estados Unidos, por ejemplo, no existe «el tipo de IVA» — el sales tax cambia por estado, condado y ciudad, así que la única fuente fiable es el papel que tiene delante.
- Queda excluido del IVA español (no computa en los modelos de IVA nacionales).
- Se registra y liquida con normalidad, como cualquier otro gasto reembolsable o no reembolsable.
El impuesto de un ticket de Estados Unidos o China no se recupera. El IVA de la Unión Europea puede recuperarse por el modelo 360 (con ayuda de su asesor); el de ciertos terceros países con acuerdo (Reino Unido, Suiza, Noruega, Japón…), por el modelo 361. Estados Unidos y China no tienen ese acuerdo con España: su impuesto es simplemente un coste más del gasto. Anotados lo registra para que contabilidad lo sepa, que es exactamente lo que debe pasar.
Es la vía adecuada cuando un empleado realiza un desplazamiento puntual al extranjero sin que exista una entidad local.
El país del gasto no es el país de su empresa. Uno dice dónde se gastó el dinero; el otro, dónde tributa la sociedad. Marcar "Polonia" en un gasto no cambia nada de su empresa: solo describe la realidad de ese ticket.
17.3.1. Moneda extranjera
Si el ticket está en otra moneda, Anotados guarda el importe original y añade su equivalente en euros, calculado con el tipo oficial del Banco Central Europeo de la fecha del gasto. El detalle completo —incluido qué ocurre en fines de semana y con divisas que el BCE no publica— está en la sección 3.3.4.
Lo que conviene saber aquí: un gasto sin convertir no suma en el total del informe y bloquea su envío y aprobación hasta que se resuelva, normalmente esa misma noche.
17.4. Qué pasa con el IVA que paga en el extranjero
Conviene entenderlo bien porque es una fuente habitual de confusión.
El IVA soportado fuera de España no se deduce en el modelo 303. No es una limitación de Anotados: la ley solo permite deducir las cuotas soportadas en territorio español (arts. 92 y siguientes de la Ley del IVA). Anotados lo excluye automáticamente del cómputo nacional, que es lo correcto.
Existe una vía europea para recuperarlo, el modelo 360, que se presenta ante la AEAT antes del 30 de septiembre del año siguiente y tiene importes mínimos. Anotados todavía no la gestiona.
Y hay una cosa que solo se puede hacer en el momento del gasto: pedir factura a nombre de la empresa, con su NIF-IVA. Un ticket o recibo simple no sirve para recuperar el IVA en ningún país y no hay forma de arreglarlo después.
Regla práctica para quien viaja: en el extranjero, pida siempre factura con los datos de la empresa. Aunque hoy no se reclame, el documento correcto es lo único irrecuperable si no se pide en el mostrador.
17.4.1. Un aviso frecuente sobre el NIF intracomunitario
Tener NIF intracomunitario no significa que le quiten el IVA en el extranjero. Para los gastos de viaje típicos —restaurante, hotel, alquiler de coche corto, combustible, congresos— el impuesto se paga siempre en el país donde se consume, porque son excepciones a la regla general.
Donde sí opera el NIF intracomunitario es en servicios a distancia (software, publicidad, licencias, consultoría): ahí la factura llega sin IVA y es la empresa quien lo declara.
17.5. Recomendaciones prácticas
- Utilice filiales cuando exista una entidad y un equipo estables en el país; utilice el marcado de gasto extranjero para desplazamientos puntuales.
- Al configurar una filial, revise que sus categorías y su deducibilidad de IVA corresponden al régimen del país (por defecto, la mayoría de categorías en regímenes extranjeros no son deducibles).
- Recuerde que el acceso a varias empresas se factura por usuario y por empresa (capítulo 15).