Facturas y tickets simplificados

Aplicable a: todos los roles, particularmente aprobadores y administradores.

Objetivo del capítulo: distinguir los tipos de documento admitidos como justificante de gasto en Anotados, los requisitos legales para que el IVA soportado sea deducible y el procedimiento para solicitar la conversión de un ticket simplificado en factura completa.

9.1. Tipos de documento reconocidos

El Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, distingue tres categorías:

Anotados clasifica automáticamente cada gasto en una de estas tres categorías a partir del análisis del documento (sección 2.4 del capítulo de Captura). El campo Tipo de documento del detalle del gasto refleja la clasificación.

9.2. Requisitos del artículo 97 LIVA

Para que el IVA soportado sea deducible, el artículo 97 de la Ley 37/1992 exige:

1. Estar en posesión del documento original (factura completa o factura simplificada con identificación del receptor). Los tickets sin identificación no cumplen.
2. Que el documento incluya todos los datos exigibles según el régimen aplicable:
   • Identificación del emisor (razón social y NIF/CIF).
   • Identificación del receptor (en factura completa: obligatorio).
   • Número y serie del documento.
   • Fecha de emisión y, si distinta, fecha de devengo.
   • Descripción de la operación.
   • Base imponible, tipo y cuota de IVA.
3. Que el bien o servicio esté afectado a la actividad (artículo 95 LIVA).
4. Que no exista exclusión expresa del derecho a deducir (artículo 96 LIVA — bebidas, tabaco, joyas, atenciones a clientes, etc.).

9.3. Procedimiento de Anotados

Al guardar un gasto, el sistema aplica el siguiente algoritmo:

1. Identifica el tipo de documento (factura completa, simplificada o ticket).
2. Verifica si el documento incluye CIF del receptor.
3. Si el CIF del receptor coincide con el CIF del tenant (configurado en Configuración → Empresa), marca el gasto como deducible y aplica la deducibilidad por defecto de la categoría.
4. Si el CIF del receptor no coincide o no aparece, marca el gasto como no deducible y deja la cuota de IVA fuera del cálculo recuperable.
5. Si el documento es ticket sin CIF, el gasto pasa al Recuperador de IVA (capítulo 14) para que el usuario pueda solicitar al proveedor una factura completa que sustituya al ticket.

9.4. Verificación visual del CIF receptor

Cuando un gasto cumple los requisitos para ser deducible (factura completa o simplificada con CIF coincidente), el sistema muestra una marca visual de verificación en la cabecera del detalle del gasto. Esta verificación es informativa: confirma que el sistema ha detectado correctamente el CIF y lo ha cotejado con el tenant.

Si el CIF del receptor está mal escrito o falta, el sistema lo señala expresamente y permite al usuario:

• Corregir el CIF manualmente desde el detalle del gasto.
• Marcar el gasto como no deducible explícitamente (útil para evitar regularizaciones posteriores).
• Activar la Solicitud de factura completa desde el flujo del Recuperador (capítulo 14).

9.5. Distinción entre factura simplificada y ticket

La distinción entre factura simplificada y ticket es técnicamente sutil pero fiscalmente relevante. Una factura simplificada cumple los requisitos del artículo 7 del RD 1619/2012:

• Número y serie identificativos.
• Fecha de expedición.
• NIF del emisor.
• Identificación del bien o servicio.
• Tipo impositivo aplicado.
• Contraprestación total.

Un "ticket" (denominación coloquial) que cumpla estos requisitos es jurídicamente una factura simplificada y permite deducción si incluye además identificación del receptor.

El sistema clasifica el documento en función de los datos efectivamente impresos:

• Si incluye los seis elementos del artículo 7 y supera 30 € de base → factura simplificada.
• Si no incluye número y serie identificativos, o si la operación es manifiestamente B2C minorista (supermercado, restaurante sin mesa identificada) → ticket.

9.6. Solicitud de conversión a factura completa

Para los tickets sin CIF que el usuario desea convertir en factura deducible:

1. Acceda al detalle del gasto.
2. Pulse el botón Solicitar factura completa (visible solo cuando el documento es ticket y el plan del tenant incluye la funcionalidad del Recuperador).
3. El sistema genera un correo prerellenado dirigido al proveedor, con los siguientes datos:
   • Razón social y CIF del proveedor (extraídos del ticket).
   • Razón social y CIF del receptor (la empresa del tenant).
   • Fecha y número del ticket.
   • Importe total.
   • Petición formal de emisión de factura completa que sustituya al ticket.
4. Edite el correo si lo desea y envíelo desde su gestor de correo habitual. El sistema marca el gasto como pendiente de factura completa.
5. Cuando reciba la factura del proveedor, vuelva al detalle del gasto, pulse Sustituir documento y suba el nuevo justificante. El sistema reprocesa el OCR y actualiza la clasificación a factura completa.

Plazo de respuesta del proveedor. El RD 1619/2012 obliga al proveedor a emitir la factura completa cuando el cliente la solicita, antes del día 16 del mes siguiente al de devengo. Si el proveedor no responde, el gasto queda no deducible y debe darse por perdido el IVA soportado.

9.7. Excepciones por sector

Determinados sectores pueden emitir tickets simplificados con importe superior a 400 € sin perder deducibilidad para el receptor identificado. Los más relevantes:

En estos sectores, un comprobante de hasta 3.000 € con todos los requisitos del artículo 7 RD 1619/2012 más identificación del receptor es plenamente válido para deducir IVA.

9.8. Buenas prácticas

• Solicitar factura completa al pagar. En operaciones B2B previsibles (cena con cliente, hotel del desplazamiento), pedir factura completa con CIF del receptor al momento del pago es siempre más eficiente que solicitarla a posteriori.
• Llevar tarjeta de empresa o tarjeta corporativa de visita con el CIF impreso, para facilitar al establecimiento la emisión de factura inmediata.
• Verificar el CIF receptor antes de salir del establecimiento. El error más frecuente es un dígito de control mal transcrito por el camarero. Si el CIF está mal, la factura es jurídicamente inválida.
• Para tickets sin factura completa, usar el Recuperador de IVA (capítulo 14) en lugar de aceptar la pérdida.