Anexo A — Preguntas frecuentes

Aplicable a: todos los roles.

Objetivo del anexo: responder a las consultas más frecuentes recibidas por el equipo de soporte.

A.1. Acceso y cuenta

¿Puedo cambiar mi dirección de correo electrónico?

No directamente desde la pantalla de Perfil. El email es el identificador de la cuenta y no es modificable por el propio usuario. Si necesita cambiarlo, contacte con el administrador del tenant, que puede:

1. Desactivar el usuario actual.
2. Invitar al usuario con el nuevo email.
3. La cuenta se crea de cero. Los gastos del usuario anterior permanecen visibles para administradores con su histórico.

Olvidé mi contraseña

Desde la pantalla de login, pulse ¿Olvidé mi contraseña?. Introduzca su email. Recibirá un correo desde notificaciones@anotados.com con un enlace de reseteo válido durante una hora. Si no llega, revise la carpeta de spam.

El enlace de invitación caducó

Pida al administrador del tenant que pulse Reenviar en su fila en la pantalla Usuarios. Recibirá una nueva invitación.

¿Puedo entrar con Google?

Sí. En la pantalla de login, pulse Continuar con Google. Si es la primera vez, autorice el acceso. Si su email ya existe en Anotados, las cuentas se vinculan automáticamente.

A.2. Captura de gastos

El OCR no detectó bien los datos

Verifique manualmente todos los campos en el detalle del gasto antes de guardar. El OCR es preciso pero no infalible. Tickets deteriorados, fotos borrosas o iluminación deficiente afectan a la precisión.

Subí una foto y el procesamiento no termina

Tiempo medio: 3-7 segundos. Si supera 30 segundos, recargue la página. Si persiste, revise su conexión a internet o intente con una foto de menor resolución.

Llegué al límite de 10 procesamientos/minuto

Espere 60 segundos y reintente. El límite es por usuario y se restablece automáticamente. Si necesita procesar lotes grandes, hágalo escalonadamente.

¿Puedo subir un PDF?

Sí. La zona de carga acepta PDFs hasta 10 MB. El sistema procesa cada página independientemente. Si el PDF contiene varios tickets en páginas separadas, el sistema genera un gasto por página.

¿Puedo capturar varios gastos a la vez?

En esta versión, cada gasto se captura individualmente. Para volúmenes grandes, la versión móvil con cámara permite capturar uno tras otro de forma rápida (Capítulo 2).

A.3. Multi-IVA y deducibilidad

Compré botellas de vino para clientes — ¿se puede deducir el IVA?

No. El artículo 96.Uno.5 LIVA excluye expresamente la deducibilidad del IVA soportado en bebidas alcohólicas. Tampoco se deducen tabaco, joyas o atenciones a clientes en general. El sistema lo marca automáticamente como no deducible.

El restaurante me dio un ticket sin CIF — ¿puedo deducir?

No. Sin CIF del receptor en el documento, el IVA no es deducible (capítulo 9). Sin embargo, puede solicitar al restaurante factura completa que sustituya al ticket: el Recuperador (capítulo 14) automatiza el proceso.

Tengo un gasto en EEUU con IVA local — ¿lo registro?

Sí, pero el IVA extranjero (sales tax, VAT, etc.) no es deducible en España. Regístrelo en Anotados con tipo IVA al 0% (o "Otros" si su tenant tiene esa opción). El importe total se reembolsa al empleado como un gasto convencional.

¿Por qué un gasto deducible aparece como no deducible?

Verifique:

1. Que el tipo de documento sea factura completa o simplificada (no ticket).
2. Que el CIF del receptor coincida con el CIF de la empresa configurado en Configuración → Empresa.
3. Que la categoría tenga deducibilidad por defecto > 0% (algunas, como Atenciones a clientes, se configuran al 0%).

A.4. Informes y aprobación

Mi informe está en estado rechazado — ¿puedo modificarlo?

Sí. Acceda al detalle, modifique lo necesario (o añada el documento faltante), y reenvíe. El historial conserva el motivo del rechazo original. Si el rechazo afectó solo a un gasto individual (no al informe completo), ese gasto es terminal: para reintentar, duplíquelo desde la opción Duplicar gasto rechazado.

Mi aprobador está de vacaciones

Comuníquelo al administrador del tenant. Puede reasignar temporalmente su aprobador (o todos los del equipo) a otra persona desde Usuarios → editar usuario → Aprobador.

¿Cuándo cobro el reembolso?

Anotados no procesa pagos a empleados. La empresa decide la periodicidad (nómina mensual, transferencia inmediata, etc.) y el procedimiento concreto. Consulte con su departamento de nóminas. El estado Liquidado del informe indica que la empresa ha iniciado el proceso de reembolso, no que el dinero haya llegado a su cuenta.

¿Puedo añadir gastos a un informe ya enviado?

No, salvo que el informe sea rechazado y vuelva a borrador. Una vez enviado, el contenido queda congelado para evitar manipulación post-aprobación. Para registros adicionales, cree un informe nuevo.

A.5. Móvil y PWA

¿Cómo instalo Anotados en mi móvil?

Anotados es una Progressive Web App (PWA): se instala desde el navegador sin pasar por la App Store o Play Store.

• Android (Chrome o Edge): abra app.anotados.com. El navegador propone instalar la app. Acepte y aparecerá un icono en el escritorio del móvil, como cualquier app nativa.
• iPhone (Safari): abra app.anotados.com. Pulse el botón de compartir (cuadrado con flecha arriba) y seleccione Añadir a pantalla de inicio.

Una versión empaquetada para Google Play Store está en fase final de revisión por Google. Cuando esté publicada se encontrará buscando Anotados. Mientras tanto, la PWA cubre la misma funcionalidad sin necesidad de instalación vía store.

¿Funciona sin conexión?

Parcialmente. La app móvil:

• Permite capturar tickets sin conexión. Las imágenes se almacenan localmente y se sincronizan automáticamente al recuperar la conexión.
• Requiere conexión para procesar el OCR (el servicio se ejecuta en servidor).
• Requiere conexión para enviar informes a aprobación o sincronizar el listado de gastos del periodo actual.

A.6. TicketBAI (País Vasco) y Verifactu (resto de España)

¿Anotados verifica oficialmente mi ticket con TicketBAI?

No en la versión actual. Anotados verifica la consistencia del identificador TicketBAI contra los datos del ticket (mismo CIF emisor, misma fecha, y mismo importe cuando el QR lo incluye). El identificador se obtiene de dos formas: decodificando el QR cuando es posible, o leyendo el texto plano TBAI-… que muchos emisores imprimen junto al QR (habitual en facturas formales de Bizkaia). La verificación oficial contra la diputación foral requiere una llamada a su API, que está en hoja de ruta.

Mi proveedor vasco emite ticket sin QR TicketBAI

Es posible: TicketBAI tiene un calendario escalonado de obligatoriedad. Algunos sectores y comercios pequeños aún están en periodo voluntario. Si el ticket no lleva QR, simplemente regístrelo como gasto normal. La deducibilidad sigue las reglas generales del capítulo 9.

¿Qué es Verifactu y en qué se diferencia de TicketBAI?

Verifactu es el sistema de facturación verificable a nivel estatal regulado por el RD 1007/2023. Sustituye, fuera del País Vasco y Navarra, lo que TicketBAI ya cubre en los tres territorios forales. Una factura Verifactu lleva un código QR con URL del sistema de la AEAT y cuatro parámetros embebidos: NIF del emisor, número de factura, fecha e importe. Anotados detecta el QR, decodifica los parámetros y los cruza con el gasto capturado igual que hace con TicketBAI (capítulo 3.4.5).

La diferencia principal para tus comerciales y empleados es geográfica: tickets emitidos desde Bizkaia / Gipuzkoa / Araba llevan TicketBAI; tickets emitidos desde el resto de España llevan Verifactu (cuando entre plenamente en vigor). Para tu empresa como receptor, ambos sistemas se traducen en mayor capacidad de Anotados para detectar inconsistencias antes de la aprobación.

¿Cómo activo la verificación Verifactu?

Solo el propietario del tenant. Configuración → Verifactu (resto de España), activa el interruptor y guarda. A partir de ese momento, cada ticket capturado con QR de la AEAT se verificará automáticamente. La verificación es offline: Anotados cruza los datos del QR contra los del gasto sin consultar todavía a la AEAT (la verificación remota llegará en una versión posterior).

¿Desde cuándo es obligatorio Verifactu?

La obligación entra en vigor para empresas con Impuesto sobre Sociedades el 1 de enero de 2027 y para el resto de obligados (autónomos incluidos) el 1 de julio de 2027, tras la prórroga aprobada por el RD-Ley 15/2025 de diciembre. Hasta entonces, muchos tickets aún no llevan QR Verifactu — es un proceso de adopción escalonado en el que cada vez más emisores lo incorporan voluntariamente.

Mi proveedor estatal emite ticket sin QR Verifactu

Mismo principio que con TicketBAI: durante el periodo de transición, muchos emisores aún no han adoptado el sistema. Registra el gasto como gasto normal. La deducibilidad sigue las reglas generales del capítulo 9, con independencia de si el QR está presente o no.

Mi QR es válido pero Anotados dice "Importe no coincide"

El sistema avisa cuando el importe del QR difiere en más de un céntimo del total del gasto. Causas típicas: el OCR ha leído mal el total (revisa el ticket original) o se ha aplicado un redondeo distinto al estándar. Si tras revisar el total sigue sin cuadrar, es una señal a investigar antes de aprobar: en facturas auténticas el QR Verifactu refleja exactamente el total impreso.

A.7. Plan y facturación

Cambié de plan y me cobraron más de lo previsto

El cambio de plan aplica proration: la diferencia se prorratea por días restantes del periodo. Compruebe en Configuración → Suscripción → Histórico de facturas el desglose detallado. Si percibe error, contacte con soporte.

Quiero cancelar pero conservar mis datos

Cancele la suscripción desde Configuración → Suscripción → Cancelar. Sus datos permanecen disponibles 6 años en modo solo lectura conforme al Código de Comercio. Puede reactivar en cualquier momento sin pérdida.

¿Hay descuento por volumen o por pago anual?

Anotados aplica descuentos puntuales mediante cupones específicos (negociados con cada cliente o partner). No hay un descuento automático por pago anual o por número de usuarios en la versión actual. Si está negociando con nosotros un volumen significativo, contacte directamente con hola@anotados.com.

A.8. Seguridad y privacidad

¿Dónde se almacenan mis datos?

En servidores europeos. Anotados utiliza Supabase como base de datos, alojado en infraestructura cloud (AWS) dentro de la Unión Europea. La capa de aplicación (Next.js) se sirve desde la red global de Vercel con regiones primarias europeas para reducir latencia. No hay transferencias internacionales de datos fuera del EEE en el funcionamiento ordinario.

¿Qué pasa con mis datos personales?

Anotados es responsable del tratamiento de datos de Black Wings, S.L. (CIF B10991172). La política de privacidad completa está en anotados.com/privacidad. Para ejercer derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación, oposición), contacte con privacidad@anotados.com.

¿Puedo activar la verificación en dos pasos?

Sí. Acceda a Configuración → Seguridad → Autenticación en dos factores. Anotados implementa TOTP (Time-based One-Time Password) compatible con Google Authenticator, Authy, 1Password, etc.

A.9. Soporte

¿Cómo contacto con soporte?

• Plan Starter: email a hola@anotados.com.
• Plan Business: email a soporte@anotados.com con respuesta prioritaria (24 h hábiles).
• Plan Enterprise: gestor de cuenta dedicado + email + teléfono directo.

Soporte no me responde

El plazo máximo es 48 horas hábiles para Starter, 24 para Business. Si ha transcurrido más, escriba a hola@anotados.com con asunto "URGENTE — sin respuesta a ticket previo" e incluya la fecha de su consulta original.