Exportación para contabilidad

Aplicable a: administradores, propietarios y contabilidad.

Objetivo del capítulo: describir los formatos de exportación que Anotados ofrece para integrar la información con el sistema contable o ERP de la empresa, los datos incluidos en cada formato y la hoja de ruta de integraciones automáticas en preparación.

Pantalla Exportar. Permite seleccionar uno o varios informes en estado aprobado y generar las exportaciones en los formatos disponibles.

13.1. Formatos disponibles

13.2. Exportación PDF resumen

El PDF reúne en un único documento:

• Cabecera con datos del autor del informe, periodo, total y estado.
• Bloque por gasto con: fecha, proveedor, importe, base, IVA, categoría, forma de pago.
• Miniatura del justificante embebida.
• Bloque de dietas (si las hay) con desglose nacional/extranjero, con/sin pernocta.
• Bloque de kilometraje (si lo hay) con trayectos.
• Resumen fiscal: IVA total soportado, IVA deducible (con motivo si parcial), exceso sujeto a IRPF (si lo hay).
• Pie con timestamp de exportación y referencia interna del informe en Anotados.

13.2.1. Procedimiento

1. Acceda al detalle del informe.
2. Pulse Descargar PDF.
3. El sistema genera el PDF en el momento (~3-5 segundos para informes de 20 gastos, ~15-20 para informes grandes).
4. El navegador inicia la descarga del archivo.

13.3. Exportación Excel detallado

El Excel contiene una hoja Gastos con una fila por gasto y las siguientes columnas:

• Fecha del gasto.
• Proveedor.
• CIF proveedor.
• Categoría.
• Forma de pago.
• Importe total.
• Base imponible.
• Tipo IVA.
• Cuota IVA.
• Cuota IVA deducible.
• Motivo de no deducibilidad (si aplica).
• Notas.
• URL del justificante en Anotados.
• ID interno del gasto.
• Justificante (hyperlink clicable). Última columna del Excel. Contabilidad abre directamente la foto o el PDF del ticket haciendo click en la celda, sin necesidad de entrar gasto por gasto en Anotados.

Adicionalmente, una hoja Resumen con totales por categoría y por tipo IVA, y una hoja Dietas y kilometraje con esas partidas separadas.

13.3.1. Multi-IVA

Si el informe contiene gastos con varios tipos impositivos (capítulo 8), el Excel añade columnas extra por cada tipo (base_4, cuota_4, base_10, cuota_10, base_21, cuota_21) para conservar el desglose línea a línea.

13.4. Exportación CSV de asientos contables

El formato más utilizado por gestorías y por departamentos de contabilidad. Genera un archivo CSV con asientos del libro diario conforme al PGC:

fecha,referencia,cuenta,debe,haber,concepto
2026-05-14,EXP-2026-0142,629,22.73,,Comida en La Pepita (B12345678)
2026-05-14,EXP-2026-0142,472,2.27,,IVA 10% comida
2026-05-14,EXP-2026-0142,410,,25.00,Acreedor La Pepita
2026-05-15,EXP-2026-0142,629,12.40,,Vino en La Pepita (no deducible)
2026-05-15,EXP-2026-0142,410,,12.40,Acreedor La Pepita

13.4.1. Mapping de cuentas

Anotados aplica el mapping definido en cada categoría (sección 12.1.2):

• Cuenta de gasto (62X según categoría).
• Cuenta 472 (Hacienda Pública, IVA soportado) por cada tipo distinto, si hay IVA deducible.
• Cuenta 410 (Acreedores comerciales) si la forma de pago es no reembolsable (tarjeta empresa), o 555 (Cobros pendientes de aplicación) si es reembolsable al empleado.

La cuenta concreta se define por categoría en Configuración → Categorías (ver capítulo 12.1.2). Si su Plan General difiere del estándar, ajuste el código de cuenta en cada categoría.

13.4.2. Referencia interna

El campo referencia del asiento usa el formato EXP-YYYY-NNNN, donde:

• YYYY = año del informe.
• NNNN = correlativo único dentro del tenant.

Esta referencia permite trazabilidad bidireccional: el contable puede localizar el informe Anotados desde el asiento, y viceversa.

13.5. Reembolsos a empleados

El cálculo de cuánto debe la empresa reembolsar a cada empleado se obtiene del propio informe aprobado, sumando las partidas con forma de pago marcada como reembolsable (tarjeta personal, efectivo personal). La empresa procesa el pago al empleado fuera de Anotados (típicamente vía nómina o transferencia bancaria), conforme a su procedimiento interno.

Anotados no genera la remesa SEPA ni guarda IBANs. Mantiene la separación de funciones: el sistema de gastos no es el sistema de pagos.

13.6. Conservación de justificantes

Los justificantes originales (imágenes y PDFs) permanecen disponibles en Anotados mientras la suscripción esté activa, y durante el plazo de retención de 6 años tras una eventual cancelación (capítulo 15.7). Cada justificante es accesible desde el detalle del gasto correspondiente, con URL única.

Para conservación local externa (por ejemplo, una política interna de la empresa que requiera disponer de los justificantes fuera de Anotados), descargue manualmente cada justificante desde el detalle del gasto.

13.7. Integración automática con ERPs

A día de hoy (mayo 2026), Anotados no dispone de integración automática con ERPs en versión liberada. La hoja de ruta incluye:

Mientras tanto, la exportación CSV (sección 13.4) cubre la práctica totalidad de los casos con importación manual.

13.8. Periodicidad recomendada

13.9. Buenas prácticas

• Una exportación por informe aprobado. Exportar solo informes en estado Aprobado (no borradores). Evita asientos de gastos sin validar.
• Mantener referencias intactas. No modificar manualmente el campo referencia en el CSV. Es la clave de trazabilidad con Anotados.
• Conservar los justificantes durante al menos 6 años. El plazo de prescripción tributaria del IVA es de 4 años (art. 66 LGT). El plazo civil de conservación de documentos contables es de 6 años (art. 30 CCom). Anotados conserva los justificantes en el bucket de almacenamiento mientras la suscripción esté activa y durante los 6 años posteriores a la cancelación, conforme a la política de retención del capítulo 15.7.1.
• Documentar el procedimiento de importación. Cada ERP tiene particularidades. Documentar el procedimiento interno (qué columna del CSV mapea a qué campo del ERP) facilita la sucesión cuando cambia el contable.