Exportación para contabilidad

Aplicable a: administradores, propietarios y contabilidad.

Objetivo del capítulo: describir los formatos de exportación que Anotados ofrece para integrar la información con el sistema contable o ERP de la empresa, los datos incluidos en cada formato y la hoja de ruta de integraciones automáticas en preparación.

Pantalla Exportar. Permite seleccionar uno o varios informes en estado aprobado y generar las exportaciones en los formatos disponibles.

13.1. Formatos disponibles

13.2. Exportación PDF resumen

El PDF reúne en un único documento:

• Cabecera con datos del autor del informe, periodo, total y estado.
• Bloque por gasto con: fecha, proveedor, importe, base, IVA, categoría, forma de pago.
• Miniatura del justificante embebida.
• Bloque de dietas (si las hay) con desglose nacional/extranjero, con/sin pernocta.
• Bloque de kilometraje (si lo hay) con trayectos.
• Resumen fiscal: IVA total soportado, IVA deducible (con motivo si parcial), exceso sujeto a IRPF (si lo hay).
• Pie con timestamp de exportación y referencia interna del informe en Anotados.

13.2.1. Procedimiento

1. Acceda al detalle del informe.
2. Pulse Descargar PDF.
3. El sistema genera el PDF en el momento (~3-5 segundos para informes de 20 gastos, ~15-20 para informes grandes).
4. El navegador inicia la descarga del archivo.

13.3. Exportación Excel detallado

El Excel contiene una hoja Gastos con una fila por gasto y las siguientes columnas:

• Fecha del gasto.
• Proveedor.
• CIF proveedor.
• Categoría.
• Forma de pago.
• Importe total.
• Base imponible.
• Tipo IVA.
• Cuota IVA.
• Cuota IVA deducible.
• Motivo de no deducibilidad (si aplica).
• Notas.
• URL del justificante en Anotados.
• ID interno del gasto.
• Justificante (hyperlink clicable). Última columna del Excel. Contabilidad abre directamente la foto o el PDF del ticket haciendo click en la celda, sin necesidad de entrar gasto por gasto en Anotados.

Adicionalmente, una hoja Resumen con totales por categoría y por tipo IVA, y una hoja Dietas y kilometraje con esas partidas separadas.

13.3.1. Multi-IVA

Si el informe contiene gastos con varios tipos impositivos (capítulo 8), el Excel añade columnas extra por cada tipo (base_4, cuota_4, base_10, cuota_10, base_21, cuota_21) para conservar el desglose línea a línea.

13.3.2. Gastos en moneda extranjera

Cuando la exportación incluye algún gasto en moneda distinta del euro, el Excel y el CSV añaden dos columnas: Total (€) y Base (€), con el contravalor en euros calculado al tipo de cambio del gasto (sección 3.3.4). Si todos los gastos del periodo están en euros, estas columnas no aparecen — por eso el mismo export puede tener distinto número de columnas según el mes.

Reglas que conviene conocer:

• La columna Cuota IVA va siempre en euros, nunca en la moneda original. Para un gasto extranjero (por ejemplo, un hotel en Francia) la cuota es 0: ese impuesto no es IVA soportado español y no entra en el Modelo 303 (capítulo 17). Si el gasto está pendiente de conversión, la celda queda vacía.
• La columna IVA deducible puede mostrar "Revisar" en lugar de Sí/No. Ocurre en dos situaciones, y en ambas la acción es la misma: ir al justificante original.
  • Una factura española denominada en moneda extranjera con derecho a deducción: la cuota deducible legal es la consignada en euros en la propia factura (art. 97.Uno LIVA), y Anotados no la inventa a partir del tipo de cambio — el asesor debe tomarla del papel.
  • Un gasto deducible cuya conversión a euros aún está pendiente.
• Los resúmenes (hoja Resumen del Excel y resumen fiscal del PDF) suman solo euros y declaran expresamente lo que dejan fuera: cuántos gastos siguen sin convertir y cuánta cuota está pendiente de revisión, cada cosa en su línea. Un gasto sin convertir nunca se suma por su importe nominal.

La conversión pendiente se resuelve normalmente sola esa misma noche, cuando el BCE publica el tipo de la fecha (sección 3.3.4). En el PDF, las celdas "Revisar" aparecen destacadas en ámbar y los importes pendientes se muestran con una raya.

13.4. Exportación CSV de asientos contables

El formato más utilizado por gestorías y por departamentos de contabilidad. Genera un archivo CSV con asientos del libro diario conforme al PGC:

fecha,referencia,cuenta,debe,haber,concepto
2026-05-14,EXP-2026-0142,629,22.73,,Comida en La Pepita (B12345678)
2026-05-14,EXP-2026-0142,472,2.27,,IVA 10% comida
2026-05-14,EXP-2026-0142,410,,25.00,Acreedor La Pepita
2026-05-15,EXP-2026-0142,629,12.40,,Vino en La Pepita (no deducible)
2026-05-15,EXP-2026-0142,410,,12.40,Acreedor La Pepita

13.4.1. Mapping de cuentas

Anotados aplica el mapping definido en cada categoría (sección 12.1.2):

• Cuenta de gasto (62X según categoría).
• Cuenta 472 (Hacienda Pública, IVA soportado) por cada tipo distinto, si hay IVA deducible.
• Cuenta 410 (Acreedores comerciales) si la forma de pago es no reembolsable (tarjeta empresa), o 555 (Cobros pendientes de aplicación) si es reembolsable al empleado.

La cuenta concreta se define por categoría en Configuración → Categorías (ver capítulo 12.1.2). Si su Plan General difiere del estándar, ajuste el código de cuenta en cada categoría.

13.4.2. Referencia interna

El campo referencia del asiento usa el formato EXP-YYYY-NNNN, donde:

• YYYY = año del informe.
• NNNN = correlativo único dentro del tenant.

Esta referencia permite trazabilidad bidireccional: el contable puede localizar el informe Anotados desde el asiento, y viceversa.

13.4.3. Gastos en moneda extranjera en los asientos

Los asientos se generan siempre en euros. Cada línea del gasto se convierte al tipo de cambio del gasto — por este orden de preferencia: cargo bancario real si el gasto está conciliado, tipo manual tecleado, tipo oficial del BCE (sección 3.3.4) — y el asiento cuadra contra el mismo contravalor que suman los informes. El concepto conserva el rastro de la operación original:

2026-05-14,EXP-2026-0143,629,4.41,,Taxi aeropuerto (19,00 PLN @ 4,31)

Un gasto en divisa sin contravalor en euros no entra en el fichero: queda excluido, contado y avisado en pantalla al descargar. Nunca se asienta por su importe nominal ni como cero — un asiento cuadrado con cifras falsas es peor que un asiento ausente y declarado. Lo mismo aplica a las facturas en divisa marcadas "Revisar" (sección 13.3.2): se excluyen del fichero hasta que se resuelva la cuota consignada.

13.5. Reembolsos a empleados

El cálculo de cuánto debe la empresa reembolsar a cada empleado se obtiene del propio informe aprobado, sumando las partidas con forma de pago marcada como reembolsable (tarjeta personal, efectivo personal). La empresa procesa el pago al empleado fuera de Anotados (típicamente vía nómina o transferencia bancaria), conforme a su procedimiento interno.

Anotados no genera la remesa SEPA ni guarda IBANs. Mantiene la separación de funciones: el sistema de gastos no es el sistema de pagos.

13.6. Conservación de justificantes

Los justificantes originales (imágenes y PDFs) permanecen disponibles en Anotados mientras la suscripción esté activa, y durante el plazo de retención de 6 años tras una eventual cancelación (capítulo 15.7). Cada justificante es accesible desde el detalle del gasto correspondiente, con URL única.

Para conservación local externa (por ejemplo, una política interna de la empresa que requiera disponer de los justificantes fuera de Anotados), descargue manualmente cada justificante desde el detalle del gasto.

13.7. Integración automática con ERPs

A día de hoy (mayo 2026), Anotados no dispone de integración automática con ERPs en versión liberada. La hoja de ruta incluye:

Mientras tanto, la exportación CSV (sección 13.4) cubre la práctica totalidad de los casos con importación manual.

13.8. Periodicidad recomendada

13.9. Buenas prácticas

• Una exportación por informe aprobado. Exportar solo informes en estado Aprobado (no borradores). Evita asientos de gastos sin validar.
• Mantener referencias intactas. No modificar manualmente el campo referencia en el CSV. Es la clave de trazabilidad con Anotados.
• Conservar los justificantes durante al menos 6 años. El plazo de prescripción tributaria del IVA es de 4 años (art. 66 LGT). El plazo civil de conservación de documentos contables es de 6 años (art. 30 CCom). Anotados conserva los justificantes en el bucket de almacenamiento mientras la suscripción esté activa y durante los 6 años posteriores a la cancelación, conforme a la política de retención del capítulo 15.7.1.
• Documentar el procedimiento de importación. Cada ERP tiene particularidades. Documentar el procedimiento interno (qué columna del CSV mapea a qué campo del ERP) facilita la sucesión cuando cambia el contable.