Términos y Condiciones

1. Identificación

El presente sitio web y la aplicación Anotados son propiedad de Black Wings, S.L., con CIF B10991172 y domicilio en Valencia, España (en adelante, «Anotados», «nosotros» o «la Plataforma»).

2. Objeto

Anotados es una plataforma SaaS de gestión de gastos corporativos que permite a las empresas y sus empleados capturar gastos, generar informes, gestionar aprobaciones y obtener asesoramiento fiscal automatizado.

Estos términos regulan el acceso y uso de la Plataforma. Al registrarte o utilizar Anotados, aceptas estos términos en su totalidad.

3. Registro y cuentas

Para usar Anotados necesitas crear una cuenta proporcionando datos veraces y actualizados. La cuenta de empresa (tenant) es creada por el propietario, quien puede invitar a otros usuarios.

Eres responsable de mantener la confidencialidad de tus credenciales de acceso. Recomendamos activar la verificación en dos pasos (2FA) para mayor seguridad.

Cada usuario debe tener una cuenta individual. Está prohibido compartir credenciales de acceso entre múltiples personas.

4. Planes y precios

Periodo de prueba: 14 días gratuitos con acceso completo a todas las funcionalidades. No requiere tarjeta de crédito.

Planes de pago: Starter (5€/usuario/mes) y Business (8€/usuario/mes). Los precios no incluyen IVA cuando aplique. Los precios pueden modificarse con un preaviso mínimo de 30 días.

Facturación: mensual, mediante cargo automático en la tarjeta o método de pago registrado a través de Stripe.

Enterprise: condiciones a medida bajo acuerdo específico.

5. Cancelación, retención de datos y reembolsos

Cancelación voluntaria: puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento desde la configuración de la cuenta. El servicio permanecerá activo hasta el final del periodo facturado.

Tras la cancelación — modo lectura legal: la cuenta pasa automáticamente a modo de solo lectura. Podrás acceder, consultar y exportar tus datos pero no crear, editar ni eliminar registros nuevos.

Plazo de conservación: conservamos tus datos durante seis (6) años a contar desde la cancelación, en cumplimiento del deber de conservación documental establecido en el artículo 30 del Código de Comercio (libros, correspondencia, documentación y justificantes contables) y los artículos 29.2.f y 66 de la Ley General Tributaria (justificantes y soportes de operaciones con trascendencia tributaria). Este plazo no es opcional: aplica con independencia de tu decisión, dado que actúas como encargado del tratamiento sobre documentación con relevancia fiscal y contable.

Reactivación: durante los primeros 90 días tras la cancelación puedes reactivar tu suscripción de forma autónoma desde el portal de facturación, sin pérdida de datos ni de configuración. Pasados los 90 días, la reactivación sigue siendo posible pero requiere contacto con soporte (hola@anotados.com) y puede implicar un nuevo proceso de onboarding.

Exportación durante el periodo de retención: durante los 6 años puedes solicitar en cualquier momento la exportación íntegra de tus datos (gastos, informes, justificantes, asientos contables) en formato Excel/CSV/ZIP escribiendo a privacidad@anotados.com. Atendemos la solicitud en un plazo máximo de 30 días naturales.

Borrado anticipado a solicitud del cliente: como responsable del tratamiento de los datos de sus empleados, proveedores y operaciones, y como obligado tributario respecto de los justificantes con trascendencia fiscal, el cliente puede solicitar el borrado anticipado de la totalidad de sus datos antes del transcurso de los 6 años. La solicitud se formaliza obligatoriamente desde el formulario web /derechos/borrado-anticipado, accesible únicamente al propietario del tenant tras iniciar sesión. El formulario recoge la asunción explícita de la obligación de conservación documental (Art. 30 CCom; Arts. 29.2.f y 66 LGT; Art. 32 LOPD-GDD), la confirmación de descarga previa de la exportación íntegra y el reconocimiento del carácter irreversible. La solicitud queda registrada con dirección IP, user-agent, marca temporal y usuario autenticado, e implementa doble opt-in mediante enlace de confirmación enviado al email del propietario y válido durante 24 horas. Tras la confirmación, Anotados programa la eliminación irreversible en las siguientes 24 horas. A partir de ese momento, la responsabilidad de conservación legal recae íntegramente sobre el cliente como obligado tributario y responsable del tratamiento.

Aviso previo a la eliminación: 90 y 30 días antes del cumplimiento del plazo de 6 años, Anotados notifica por email al propietario del tenant el inicio inminente del proceso de eliminación irreversible, dando margen suficiente para reactivar la suscripción o solicitar la exportación íntegra de los datos.

Eliminación definitiva: transcurridos los 6 años desde la cancelación, los datos se eliminan de forma irreversible salvo que exista una obligación legal de conservación más extensa que aplique en ese momento.

Reembolsos: no se ofrecen reembolsos por periodos parciales. El periodo de prueba gratuito permite evaluar el servicio sin compromiso.

6. Uso aceptable

Te comprometes a utilizar Anotados de forma lícita y conforme a estos términos. Queda prohibido:

Utilizar la Plataforma para fines ilegales o fraudulentos. Intentar acceder a datos de otros tenants o usuarios. Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software. Sobrecargar deliberadamente los servidores o la infraestructura. Revender o redistribuir el acceso al servicio sin autorización. Cargar contenido malicioso, virus o código dañino.

7. Propiedad intelectual

Anotados, incluyendo su código, diseño, marca, logotipos y documentación, es propiedad de Black Wings, S.L. y está protegido por las leyes de propiedad intelectual.

Los datos que subas a la Plataforma (gastos, justificantes, informes) siguen siendo de tu propiedad. Nos otorgas una licencia limitada para procesarlos con el fin de prestar el servicio.

8. Asesoramiento fiscal IA

Anotados incluye un sistema de asesoramiento fiscal basado en inteligencia artificial que analiza los gastos y ofrece recomendaciones. Este sistema:

Es informativo: no constituye asesoramiento fiscal, contable o legal profesional. Las recomendaciones se basan en legislación fiscal española general y pueden no contemplar todas las particularidades de tu situación.

No sustituye a un asesor: recomendamos consultar con un profesional fiscal para decisiones que afecten a tu tributación.

Puede contener errores: aunque nos esforzamos por mantener la precisión, no garantizamos que las recomendaciones sean siempre correctas o completas.

Anotados no será responsable de decisiones fiscales tomadas basándose exclusivamente en las recomendaciones del sistema de IA.

9. Disponibilidad y SLA

Nos esforzamos por mantener una disponibilidad del 99,9%. Sin embargo, no garantizamos un servicio ininterrumpido. Pueden producirse interrupciones por mantenimiento programado (notificado con antelación), actualizaciones de la plataforma o causas de fuerza mayor.

Para clientes Enterprise, las condiciones de SLA se establecen en el acuerdo específico.

10. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, Anotados no será responsable de daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes derivados del uso o imposibilidad de uso de la Plataforma.

Nuestra responsabilidad total frente a ti no excederá el importe total pagado por tu empresa en los 12 meses anteriores al evento que dio lugar a la reclamación.

11. Protección de datos

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad, que forma parte integrante de estos términos.

Cuando Anotados actúa como encargado del tratamiento de los datos de gastos de los empleados del cliente, ambas partes se comprometen a cumplir con las obligaciones establecidas en el RGPD y la LOPD-GDD.

12. Modificaciones

Nos reservamos el derecho de modificar estos términos. Notificaremos los cambios con al menos 30 días de antelación por email. El uso continuado de la Plataforma tras la notificación implica la aceptación de los nuevos términos.

13. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por la legislación española. Para la resolución de conflictos, ambas partes se someten a los juzgados y tribunales de la ciudad de Valencia, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

14. Contacto

Para cualquier consulta sobre estos términos, puedes contactarnos en hola@anotados.com.